Workflow - Management

Workflow - Management

Workflow - Management

Einleitung

Die Rezession der frühen 90er Jahre hat in allen Branchen ihre Spuren hinterlassen. Waren die 80er Jahre noch geprägt von steigenden Umsatzzahlen und wachsenden Gewinnen, so führten veränderte Rahmenbedingungen seit Ende der 80er zu einem Umdenken in vielen Unternehmen. Zu diesen Veränderungen zählten unter anderem eine Globalisierung der wirtschaftlichen Aktivitäten, verkürzte Produktlebenszyklen, Forderung nach verkürzten Lieferzeiten, zunehmender Konkurrenzdruck und erhöhte Qualitätsansprüche.
Aufgrund des sich verschärfenden Wettbewerbes erhöhen sich die Anforderungen an die Unternehmen. Schnelles flexibles Reagieren auf Kundenanforderungen bei gleichzeitiger Steigerung der Produktivität, Erhöhung der Qualität und Verkürzung der Lieferzeiten wird zu einem immer wichtigerem Faktor bei der Erreichung von Marktvorteilen. Erschwert wird dies noch durch eine breite Produktangebotspalette, hohe Variantenvielfalt, unternehmens - bzw. standortübergreifende Vorgänge und damit verbunden komplexer werdende Aufgaben. All dies erfordert:

ganzheitliche Unternehmensicht geschäftsprozeßorientiertes Handeln kooperatives vernetztes Arbeiten schnelles Reagieren auf Veränderungen effiziente Aufgabenabwicklung sowohl standortbezogen als auch standortübergreifende

Auf der Basis dieser Erkenntnisse lässt sich der aktuelle Trend erklären: "Weg von traditionellen Hierarchiegedanken - hin zu lösungsorientierten flexiblen Arbeitsabläufen". Dies hat zur Folge, dass in einem Unternehmen die Arbeitsabläufe nicht mehr isoliert betrachtet werden, sondern aus einer ganzheitlichen Unternehmenssicht.

Workflow - Management - Systeme haben zum Ziel, den Arbeitsablauf zu optimieren, so dass die Organisation beschleunigt, leistungsfähiger und damit Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens erhöht werden. Workflow - Management bedeutet nichts anderes als Arbeitsflußsteuerung. Diese soll die Planung, Gestaltung, Strukturierung und den Ablauf von Geschäftsprozessen effizienter gestalten. Die am Prozeß beteiligten Ressourcen bzw. Kapazitäten (Material, Mitarbeiter, Informationen, Anwendungen, etc.) können so optimal eingesetzt und koordiniert werden

Begriffsbestimmungen

Die Begriffe Geschäftsprozess, Workflow und Tätigkeit

Der Begriff Geschäftsprozess

Der Geschäftsprozess ist ein organisatorischer Ablauf in einem Unternehmen, welcher Daten erzeugt und an dem in der Regel mehrere Mitarbeiter in unterschiedlichen Unternehmensbereichen beteiligt sind.

Beispiel eines Geschäftsprozesses ist die organisatorische Klammer zur ganzheitlichen Verwaltung einer Bestellung von der Abgabe derselben über die Lieferschein - und Rechnungsprüfung bis hin zur Freigabe der Rechnung.

Der Begriff Workflow

Der Workflow ist die Ablauffolge von Tätigkeiten.

Um eine Aufgabe zu erfüllen, sind mehrere Tätigkeitsschritte nötig, die in der Regel von mehreren Personen ausgeführt werden. Diese Tätigkeiten sind oft logisch und zeitlich miteinander verknüpft.
Die Kette von Tätigkeiten wird als Workflow oder auch als Ablauforganisation bezeichnet.

Der Begriff Tätigkeit

Die Tätigkeit ist die Durchführung eines Arbeitsschrittes.

Eine Tätigkeit ist zum Beispiel das Holen, Versenden oder Drucken eines Dokumentes, das Lesen oder Schreiben eines Datensatzes,...

Die Abgrenzung zwischen Geschäftsprozess, Workflow und Tätigkeit

Die Begriffe CSCW, Groupware, Workflow Management und Workgroup Computing

Der Begriff CSCW

Im Zusammenhang mit CSCW ("Computer Supported Cooperative Work") erforschen Wissenschaftler aus den verschiedensten Disziplinen die kooperative Arbeit in Organisationen und deren Unterstützung durch die Technik. Durch die Multidisziplinarität entstehen Konflikte zwischen Begriffsdefinitionen sowie Meinungsverschiedenheiten über die Forschungsinhalte bzw. - schwerpunkte. Große Unklarheit besteht, welche Elemente kooperative Arbeit bzw. Gruppenarbeit ausmachen und wie sie unterstützt werden können.
CSCW sucht also noch seine Abgrenzung zu anderen Forschungsgebieten. Einige Autoren sehen CSCW deshalb zur Zeit als Paradigma an oder fragen, ob es wirklich notwendig ist, CSCW genau zu definieren.

Eine allgemeine Definition von CSCW ist:

Unter CSCW wird ein interdisziplinäres Forschungsgebiet aus Informatik, Soziologie, Psychologie, Arbeits - und Organisationswissenschaften, Anthropologie, Ethnographie, Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftswissenschaften, u.a. verstanden, das sich mit Gruppenarbeit und die Gruppenarbeit unterstützender Informations - und Kommunikationstechnologie befaßt. Wobei der Terminus CSCW als Schlagwort anzusehen ist und ihm keine besondere Bedeutung zukommt.

Aus dem Spektrum der unzähligen Aspekte sollen hier die

der Art und Weise der Zusammenarbeit von Menschen innerhalb von Gruppen, der Koordination der Arbeit, der Anforderungen an die angewandten Technologien und deren Auswirkung auf den Menschen und der Auswirkungen auf und Anforderungen an die Organisationsstrukturen

beispielhaft erwähnt werden.

Der Begriff Groupware

Der Groupwarebegriff ist weit stärker umstritten als der Begriff CSCW. Die Auffassungen, was zur Groupware gehört und wozu sie dient, gehen weit auseinander. Unklarheiten, was Groupware von anderen Produkten abgrenzt, gibt es bezüglich den Komponenten eines Informations - und Kommunikationssystems, der Art der zu unterstützenden Gruppenarbeit sowie die Größe der zu unterstützenden Organisationseinheit, den Unterstützungsfunktionen und deren Umfang sowie wirtschaftlichen und organisatorischen Zielsetzungen.
Groupware besteht nicht nur aus Software, sondern umfaßt auch Hardware. Außerdem hat der Einsatz von Groupware Auswirkungen auf die Infrastruktur und Organisation. Weiter entsteht die Frage, was zur Gruppenarbeit gehört. So fordern Kraut, Egido und Galegher, dass neben der zielgerichteten bzw. aufgabenbezogenen Zusammenarbeit Groupware auch beiläufige, soziale Interaktion unterstützen muss, da dies ein wichtiger Faktor des Arbeitsablaufes darstellt. Die Art und der Umfang der Unterstützungsfunktionen von Groupware ist derzeit durch die Möglichkeiten der Technologie und der Softwaremodellierung begrenzt, jedoch sollte jede Art von Interaktion zwischen Gruppenmitglieder unterstützt werden. Ziel von Groupware ist eine humane Gestaltung der informations - und kommunikationstechnologischen Unterstützung und dadurch die Steigerung der Effizienz und Produktivität sowie Flexibilität und Geschwindigkeit.

Eine allgemeine Definition von Groupware:

Die praktische Umsetzung der im CSCW - Forschungsgebiet gewonnen Erkenntnisse in ein Informations - und Kommunikationssystem, das die Teamarbeit unterstützt, wird als Groupware bezeichnet. Einflußfaktoren von Groupware sind Mensch, Aufgabe, Organisation und Technik.

In Anbetracht der uneinheitlichen Definitionen stellt die Frage, ob eine Definition von Groupware wirklich wichtig ist.

Der Begriff Workgroup Computing

Der Begriff Workgroup Computing ist seltener in der Literatur zu finden als die anderen hier behandelten Begriffe. Es bedeutet in der Regel die praktische Anwendung von Groupware. Wird Workgroup Computing als Gegensatz zu Workflow Management verstanden, stellt es eine flexible informations - und kommunikationstechnologische Unterstützung einer kleineren Gruppe, die in Eigenregie unterschiedliche und überwiegend unstrukturierte Aufgaben mit einer niedrigen Wiederholungsfrequenz bearbeitet, dar.

Der Begriff Workflow Management

Das Verständnis bezüglich Workflow Management ist relativ einheitlich: Die Workflow Management Coalition (siehe unten) befaßt sich damit, die Begriffsdefinitionen, die mit diesem Bereich von Groupware verbunden sind, zu vereinheitlichen.

So kann allgemein definiert werden:

Workflow Management umfaßt die Modellierung, die Simulation sowie die Ausführung und Steuerung (in zeitlicher und örtlicher Hinsicht) von Geschäftsprozessen unter Bereitstellung der jeweils benötigten Informationen und Werkzeuge.

Bisher werden überwiegend strukturierte Arbeitsvorgänge mit folgenden Eigenschaften automatisiert:

große Anzahl von Personen und Applikationen, organisationsumfassend hoher Strukturierungsgrad hohe Wiederholungsfrequenz mit wenige Ausnahmen.

Jedoch fordern immer mehr Autoren, jede Art von Arbeitsvorgänge zu unterstützten. Das hat zur Folge, dass Workflow Management immer mehr zur Groupware wird, die alle Dimensionen der Interaktion unterstützt.

Die Abgrenzungen zwischen CSCW, Groupware, Workgroup Computing, Workflow Management

Abbildung: Ãœberschneidungen der Begriffe Groupware, Workgroup Computing und Workflow Management

Die Workflow Management Coalition

Die WFMC wurde 1993 mit dem Ziel gegründet, Standards zu erarbeiten, die es dem Anwender unter anderem erlauben würden,

auf Basis einer einheitlichen Prozeßbeschreibungssprache Analyse - und Modelliertools anderer Hersteller einzusetzen und deren Ergebnisse in ein Workflow - System zu importieren, statt die Abläufe in der Definitionsumgebung des Workflow - Herstellers neu erfassen zu müssen; aus einer Client - Software auf mehrere Workflow - Systeme unterschiedlicher Hersteller zuzugreifen Workflow - Systeme unterschiedlicher Hersteller miteinander kommunizieren zulassen, um beispielsweise Vorgänge von System A nach System B zu delegieren. In Unterschied zu EDI (Electronic Data Interchange) sollten nicht nur Daten, sonder auch Vorgangsaufrufe, Statuskontrolle und Vorgangssynchronisation systemübergreifend möglich sein; Systemverwaltungs - und Monitoringfunktionen zu vereinheitlichen etwa um diese auch mit Fremdanwendungen wie Reporting und Statistikwerkzeugen verknüpfen zu können.

Heute, 1998, muss man feststellen, dass die Spezifikationen noch nicht vollständig sind, und dass dort, wo vollständige Spezifikationen vorliegen (wie z. B. beim sog. Workflow Interoperability Interface 4), keine Kompatibilitätsgarantie gegeben ist. Einige Hersteller haben zwar bereits Implementierungen von Sub - Sets der WFMC - Spezifikationen vorgestellt, aber allesamt erst im Prototypen - Stadion. Einige Anbieter argumentieren, dass ihre Produkte "WFMC - nah" programmiert seien; aber für Standards, die der Kommunikation komplexer Systeme dienen, gilt: "Knapp daneben ist auch vorbei." Darüber hinaus gibt es noch große Lücken in den Spezifikationen selbst und bei der Frage, was als WFMC - konform gilt und was nicht. Hier hat die Diskussion um Konformitätstest und Zertifikate gerade begonnen. Die Spezifikationen sind allgemein genug, um unter den beteiligten Hersteller der WFMC konsensfähig zu sein. Die technische Mittel zur Implementierung der Spezifikationen sind freigestellt, was natürlich dann zum Problem werden kann, wenn unterschiedliche Implementierungen aufeinandertreffen. Interface 4 bspw. definiert auf abstrakter Ebene die Kommunikation zwischen Workflow - Systemen. Die Implementierung - das sogenannte Binding - erfordert das Festlegen auf Netzwerkprotokolle und andere Spezifika. Bisher gibt es aber nur ein definiertes Binding auf Basis der Internet - Protokolle und MIME (seit März 1997).
Die bereits 1995 präsentierten Bindings auf Basis der Microsoft - MAPI - WF (Workflow - Frameworks) sind noch nicht verabschiedet. CORBA - Bindings
liegen derzeit bei der OMG zur Stellungnahme. Sobald diese unterschiedlichen Implementierungen in Produkten verfügbar werden, wird die Situation eintreten, dass es Produkte geben wird, die zwar "WFMC - Interface - 4 - kompatibel" sind, aber trotzdem nicht miteinander kommunizieren können - was nach der ursprünglichen Zielsetzung der WFMC eigentlich die Hauptaufgabe des Interface 4 ist.

Ziele und Nutzen des Workflow - Managements

Vermeidung von Doppelarbeiten (z.B. bei Dateneingaben, Texterstellungen, etc.) Schnellere Reaktion auf (Kunden - )Nachfragen, Auskünfte, etc. Bessere Berücksichtigung von Sonderwünschen, Spezialleistungen, etc. Schnellere, unbüroktarische Realisierung kurzfristiger Änderungswünsche Geringerer organisatorischer Abstimmungs - und Koordinationsaufwand Straffung der Hierarchie in der Aufbauorganisation Höhere Auslastung der verfügbaren personellen Kapazitäten Höhere Auslastung der vorhandenen Computersysteme Bessere "Versorgung" der Mitarbeiter mit notwendigem Know - how Erhöhung der Zufriedenheit/Motivation Nennenswerte Verkürzung der Warte - und Liegezeiten in der Vorgangsabwicklung Verkürzung von Dokument - Transportzeiten Weniger Telefonrückrufe Bessere Einhaltung von Terminen Vermeidung von Terminüberschreitungen Verbesserung des Kontroll - und Berichtswesens Erhöhung der Transparenz (z.B. Status von Vorgängen, Erkennen von Engpässen, etc.) Verbesserung der Führungseffizienz (z.B. besseres Verteilen, Zuorden von Arbeiten) Intensivierung der Kundenbetreuung (z.B. Ausweitung der Serviceleistungen) Effizientes Projektmanagement (z.B. Verkürzung der Projektdauer) Vermeidung von potentiellen Fehlerquellen (z.B. beim Abschreiben von Daten) Verbesserung des Unternehmensimages (z.B. aufgrund höherer Professionalität) Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit (z.B. durch verkürzte Entwicklungszeiten) Erhöhung der organisatorischen Flexibilität (z. B. bei Neugestaltung von Abläufen) Erhöhung der Innovationskraft (z.B. durch unbürokratische Entscheidungsfindung) Reduzierung der Fehlerrate (z.B. Falschauskünfte, Informations - Fehlleitung, etc.)

Mit Workflow in die Zukunft

Das papierlose Büro

In den bisherigen Bürokommunikationssystemen hat die papiergestützte Kommunikation nach wie vor eine entscheidende Bedeutung. Wesentliche Informationen werden auf Papier als Datenträger, etwa Formulare, Mitteilungen, Textdokumente, Berichte, Fax, gebundene Broschüren oder Listen bei internen wie auch bei den externen Kommunikationsprozessen erfaßt, ausgedruckt, weitergeleitet, zusammengestellt oder archiviert. Darin liegt aus vielen Gründen, vor allem von der Kostenseite eines derartigen Informationsmanagements her gesehen, nicht die Zukunft.
Trotz aller Fortschritte in der Datenverarbeitung sind 90 bis 95 Prozent aller Informationen immer noch an Papier gebunden. Die unproduktiven Arbeiten wie Suchen, Kopieren, Wiedervorlegen, Transportieren und Ablegen von Papierakten kosten bis zu 80 Prozent der Arbeitszeit.
Es gibt kaum ein Unternehmen oder einen öffentlichen Betrieb, der die papierverursachten Kosten als solche isolieren und befriedigend genau errechnen kann. Die papierbezogenen Kosten umfassen direkt Papierbeschaffung, Lagerung, Umformung, Manipulation, Weiterverarbeitung, Duplizierung, Konfektionierung, Bedruckung, Zusammenstellung, Entsorgung, Transport - um nur einiges zu nennen. Sie erstrecken sich indirekt auf Personalkosten durch ineffizientes Retrieval und durch aufwendige Strukturbrüche bei der Vorgangszusammenstellung und anschließenden Wiederablage.
Mit der Mikroverfilmung konnte die Papiermenge zwar in vielen Bereichen effektiv vermindert und damit Raum eingespart werden - jedoch haben sich die Zugriffsmethoden mit dieser Technologie gegenüber der Papierverwaltung kaum geändert. Die Effizienz elektronischer Archivsysteme wird schnell unter dem Aspekt deutlich, dass z.B. der Inhalt eines gewöhnlichen Aktenschrankes mit 40 oder mehr vollen Ordnern auf einer einzigen optischen Disk untergebracht werden kann, die mit 5,25 Zoll Durchmesser kaum größer als eine gewöhnliche Diskette ist. Hinzu kommt der sekundenschnelle Zugriff und die gleichzeitige Verfügbarkeit von Dokumenten für mehrere Personen, ohne Anfertigung von Fotokopien oder Filmduplikaten. Ein weiterer Vorteil elektronischer Speichersysteme ist in der Telekommunikationsfähigkeit zu sehen. Durch Erweiterung mit Fax - oder ISDN - Karten können Informationen in Sekunden in andere Städte oder Länder transferiert werden - direkt vom Schreibtisch aus.

Elektronische Speicherung beschleunigt Vorgänge

Die Anfänge elektronischer Vorgangsbearbeitung waren eng verknüpft mit der Langzeit - Archivierung von Dokumenten auf optischen Speicherplatten, und zwar als Originalvorlagen. Dieses "Imaging" allein reduzierte jedoch noch nicht die wachsenden Papierberge in den Büros. Erst die konsequente papierlose Speicherung aller Informationen, also auch die Integration codierter Informationen und die elektronische Steuerung des gesamten Bearbeitungsvorgangs, steigern die Produktivität und senken die Kosten.
Sogenannte Workflow - Systeme sollen typische "Büroprodukte" wie Notizen, Lieferscheine, Formulare weitgehend überflüssig machen, wofür der Begriff "papierloses Büro" zu einem Schlagwort geworden ist. Zum anderen sollen den im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen auftretenden Dokumenten wie Auftragserteilungen, Rechnungen, Zahlungen, Schecks, Mitteilungen durch Einsatz der unter dem Terminus Electronic Commerce zusammengefaßten Verfahren EDI (Electronic Data Interchange), E - Mail und Fax der Postweg erspart bleiben. Statt dessen werden die Schriftstücke dann über das Netzwerk transportiert. Mit dem Einsatz dieser beiden Technologien für den intra - und interorganisatorischen Informationsaustausch verbunden ist in erster Linie der Wunsch, interne Arbeitsabläufe einerseits und externe Geschäftsvorgänge andererseits zu rationalisieren. Zusammen stellen sie eine umfassende informationstechnische Lösung für den papierlosen Geschäftsverkehr dar.
Obwohl erst seit etwa fünf Jahren im Markt, übersteigen die Installationszahlen der Workflow - die der EDI - Systeme, die bereits seit 25 Jahren auf dem Markt sind, um ein Vielfaches. Von dieser überaus raschen Verbreitung wird nun ein entsprechender Anschub für die bisher noch "zurückhängenden" Electronic Commerce Produkte erwartet, denn gerade die integrierenden und architekturellen Eigenschaften von Workflow - Systemen haben einen positiven Einfluß auf die Diffusion von EDI.
Die auf dem Softwaremarkt befindlichen Workflow - Produkte geben ihren Benutzern in aller Regel die Möglichkeit, verschiedene Rollen und Regeln hinsichtlich der Arbeitsvorgänge und - abläufe zu definieren sowie den Wegefluß der Informationen festzulegen. EDI - Anwendungen können dadurch weitaus besser in unternehmensinterne Applikationen eingebunden werden. Darüber hinaus wird es leichter möglich sein, eine gewisse Ordnung in das Durcheinander an EDI - Standardformaten zu bringen, von denen heute mehr 300 verschiedene existieren. Zusätzlich werden die zunehmende Verbreitung elektronischer Datenträger (Produktkataloge, Verzeichnisse, Archive), interaktive EDI - Standards und die Anwendung von E - Mail mit EDI forcieren.

EDI - Electronic Data Interchange

EDI ist eine spezielle Form der elektronischen Kommunikation zwischen Geschäftspartnern auf der Basis standardisierter und strukturierter Nachrichten (Messages), die auf die Bedürfnisse der jeweiligen Benutzergruppen oder Branchen zugeschnitten sind. EDI erlaubt es zwei Organisationen, normalerweise Kunden und Lieferanten, Geschäftsdokumente unter Verwendung von standardisierten elektronischen Formularen auszutauschen. Im Gegensatz zu Electronic Mail oder Fax - Nachrichten stellt EDI eine Systembrücke zwischen entsprechenden Computeranwendungen von Geschäfts - und Handelspartnern dar, ohne oder mit minimaler manueller Vor - und Nachbereitung. Gegenstand dieser Daten sind logistische und administrative und in Zukunft auch produktbeschreibende, also technische Aspekte von Geschäftsprozessen.
Bei der Anwendung von EDI geht es um mehrere Ziele: Um den Aufbau eines schnellen, geschlossenen Informationsnetzes, um die Eindämmung der administrativen Papierflut, die derzeit noch vielfach die Abwicklung von Geschäftstransaktionen begleitet, um die Reduzierung der damit verbundenen Kosten, um eine Erhöhung der Datenqualität durch Vermeidung von manuellen Eingabefehlern insbesondere bei vermeidbaren Eingabewiederholungen und schließlich die verbesserte pro - aktive Kontrolle über Material - und Warenflüsse.
Die Automobilindustrie als einer der Vorreiter und größter Anwender dieser Technik verwendet EDI hauptsächlich für den Austausch von Nachrichten im Sinne von "elektronischen Dokumenten" auf dem Gebiet der Beschaffungs - und Distributionslogistik, also im Austausch der Fahrzeughersteller mit ihren Zulieferern und Vertriebspartnern. Hierbei geht es etwa um Angebote, Aufträge, Lieferanweisungen, Lieferabrufe, Rechnungen, Gutschriften und Zollerklärungen, d. h. um relativ wenige, aber häufig und gegenüber vielen Partnern mit identischer Bedeutung benutzte Dokumente.

Modellierung von Geschäftsprozesse

Für die Unterstützung der gesamten Geschäftsprozesse - vom ersten Kundenkontakt bis hin zur Rechnungserstellung und Wartung des gelieferten Produktes, unter Einbeziehung von Vorlieferanten - sind solche Tools an einigen Stellen hilfreich, aber bei weitem nicht ausreichend. Drei wesentliche Aspekte müssen laut SAP hinzukommen: Geschäftsprozesse bilden Werte - und Mengenflüsse in einem integrierten Zyklus ab. Entsprechend ist eine laufende Fortschreibung gefordert. Die Abbildung erfolgt über unterschiedliche Strukturen, wie Aufträge, Projekte oder Ergebnisträger. Um sich den immer schneller ändernden Marktbedingungen anpassen zu können, müssen Geschäftsprozesse im gesamten Ablauf dargestellt werden und in Form von Modellen, ähnlich einer Daten - und Funktionsarchitektur, modelliert werden können. Aus der Geschäftsprozeßmodellierung (Workflow für das gesamte Unternehmen) muss es zudem eine direkte Verknüpfung in die betriebswirtschaftlichen Anwendungen geben.

Anhand eines Rahmenmodells soll ein kurzer Überblick über die Geschäftsprozeß - modellierung gegeben werden:
Der vorgestellte Modellierungsrahmen soll als Klassifizierungsrahmen für die Einordnung von Sprachen, Werkzeugen und Begriffen aus der Modellierungswelt dienen.
Es werden eine Instanzen - und eine abstrakte Ebene unterschieden. Die Instanzen - Ebene dient der Entwicklung von Workflow - Anwendungen für konkrete betriebliche Problemstellungen. Die abstrakte Ebene dient der Festlegung grundlegender Workflow - Modelleigenschaften und stellt die sprachlichen Konstrukte zur Beschreibung von Workflow - Anwendungen zur Verfügung. Somit stellt die abstrakte Ebene Konzepte und Techniken der Workflow - Modellierung bereit, die auf der Instanzen - Ebene verwendet werden.






Auf der abstrakten Ebene werden Workflow - Sprachen (WF - Sprachen) betrachtet, mit denen die für Workflow - Anwendungen relevanten Eigenschaften betrieblicher Aufgabenstellungen spezifiziert werden können. Workflow - Management - Systeme (WFMS) sind Softwaresysteme, die das Workflow - Management, d.h. die Spezifikation (build time) und die kontrollierte Ausführung (run time) von Workflows, unterstützen. Die run - time - Komponenten von WFMS können als Middleware für die Realisierung von Workflow - Anwendungen aufgefaßt werden analog zu Datenbank - Managementsystemen für datenbankgestützte Anwendungssysteme. Auf der Instanzen - Ebene werden bei der Modellierung von Workflows Ausschnitte der betrieblichen Realität unter Verwendung von Workflow - Sprachen in Workflow - Spezifikationen abgebildet.
Zur Verdeutlichung des Rahmenmodells möge das folgende Beispiel dienen. Das WFMS FlowMark der Firma IBM stellt die Workflow - Sprache FDL (FlowMark Definition Language) bereit. Die betriebliche Aufgabenstellung Reisekostenabrechnung (RKA) wird unter Verwendung von FDL in das Workflow - Modell Reisekostenabrechnungs - Modell (RKA - Modell) überführt. Darauf aufbauend kann unter Verwendung von FlowMark ein Reisekostenabrechnungs - System (RKA - System) entwickelt werden.
Häufig wird die Workflow - Modellierung weiter unterteilt.

SAP - Business - Workflow

Das SAP Business Workflow - Konzept basiert auf folgenden Grundprinzipien des R/3 - Systems: Analyse und Modellierung von Geschäftsprozessen auf Basis des R/3 - Analyzers und der SAP Informationsmodelle; Abbildung betriebswirtschaftlicher Prozesse mit hohem Automatisierungspotential für Standardvorgänge und weitreichenden Gestaltungsmöglichkeiten (Customizing) zur optimalen Integration in die Unternehmensabläufe; Steuerungs - und Kontrollmöglichkeiten der Vorgangs - und Kommunikationsprozesse durch die Anwender; Integration der Kommunikationsprozesse externer Partner und Systeme sowie Integration von Desktopanwendungen.
Auch hier kann ein Beispiel für einen Business - Workflow - Ablauf das Prinzip verdeutlichen. Ein Kundenauftrag geht per Post in der Poststelle ein. Im Rahmen der Eingangsverarbeitung wird dieses Dokument gescannt und mit einem Workflow - Objekt verbunden, mit dem der weitere Bearbeitungsprozeß vorbestimmt ist. Der zuständige Sachbearbeiter in der Auftragsbearbeitung erhält dieses Dokument in seinem Arbeitsvorrat, von hier aus kann es direkt verarbeitet werden. Dabei erscheint das gescannte Image sowie der entsprechende R/3 - Eingabebildschirm - hier die Auftragsbearbeitung. Die weiteren Arbeitsschritte für die Standardverarbeitung im Rahmen der Auftragserfassung, wie beispielsweise Kreditlimit - und Verfügbarkeitsprüfung sowie das Versenden der Auftragsbestätigung per Fax laufen automatisch und im Hintergrund.
In dem Beispiel sollen alle Kunden, die in einem bestimmten Zeitraum Aufträge erteilen, einen individuellen Brief erhalten, mit dem sie auf aktuelle Marketing - und Vertriebs - Aktionen aufmerksam gemacht werden. MS Winword wird innerhalb des Workflow automatisch mit der richtigen Dokumentenvorlage gestartet. Aus dem R/3 - System werden die Adreßdaten geholt und können auch direkt aus dem Winword - Dokument heraus in R/3 aktualisiert werden.
Durch die Überschreitung des Kreditlimits wurde eine Folgeaktion von der R/3 - Anwendung getriggert. Der zuständige Vertriebsleiter erhält eine Kopie des Auftrages als Image sowie einen Excel - Report über das Bestell - und Zahlungsverhalten dieses Kundens als Entscheidungsgrundlage für eine Erhöhung des Kreditlimits, welches er im Rahmen des Workflow direkt erhöhen kann. Diese Erhöhung muss natürlich im R/3 - System verbucht werden. Der Vertriebsleiter erhält dafür die richtige SAP - Eingabemaske mit allen notwendigen Informationen.
Die Organisation dieser Musterfirma sieht vor, dass bei einer Erhöhung des Kreditlimits der zuständige Controller benachrichtigt wird. Um das gesamte Kreditrisiko für das Unternehmen abschätzen zu können, versendet das R/3 - System einen MS - ACCESS - Report mit einer Übersicht der zehn größten Kunden und deren Zahlungsverhalten. Die dafür benötigten Daten müssen nicht notwendigerweise aus dem R/3 - System stammen, sondern können auch aus anderen Datenbanken gelesen und miteinander verknüpft werden.

Workflow per Web

Die Technologien des Internet wie der Zugriff auf Informationen via Browser macht auch vor Dokumenten - Management - Systemen nicht halt. Dokumente suchen, aus der Trefferliste auswählen und anzeigen, ohne im Büro zu sein, erhöht nicht nur die Mobilität und steigert die Produktivität der Mitarbeiter - es ist auch ein weiterer Schritt in Richtung "papierarmes Büro". "Diese neuen Zugriffstechniken erweitern die Reichweite der Informationsverarbeitung und in der Dokumentenverarbeitung werden sie schnell als Alternative zur herkömmlichen Software am Arbeitsplatz eingesetzt", erläutert Ian Campbell von IDC. Seiner Meinung nach werden Browser - gestützte Dokumentenverwaltungs - und Workflowsysteme besonders dort eingesetzt, wo eine große Anzahl von Anwendern auf Dokumenten - Datenbanken zugreift, und das gilt besonders für firmeninterne Internets, den sogenannten Intranets.
Live Link heißt das laut IDC mit einem Marktanteil von 64 Prozent derzeit führende Produkt der kanadischen Firma Open Text. Netscape, einer der führenden Anbieter von Browsern und sogenannten Web - Servern, bündelt diese Workflow - Software mit der neuen Generation von Web - Servern. Solch ein Web - Server ermöglicht zunächst die Publikation von Inhalten, also von Web - Seiten im Netz sowie deren Übertragung an einen abrufenden Browser.
Live Link setzt sich aus den Anwendungspaketen Dokumentenverwaltung, Workflow, Projekt und Suche zusammen, sie ergänzen die Funktionen des Web - Servers. Die Dokumentenverwaltung unterstützt zusammengesetzte Dokumente, also eine Mischung aus Text - und Grafikdateien, sie ist eng mit dem Modul Workflow gekoppelt. Das Projektmodul gruppiert unterschiedlichste Informationen aus verschiedenen Quellen wie E - Mails, Dokumenten oder Workflows zu einer logischen Sicht über das gesamte Unternehmen. Das Suchmodul entspricht von der Technik der Suchmaschine Yahoo des Internets, wurde jedoch für die Textsuche in großen Intranets mit Gigabytes an Volumen erweitert. Ein Verwaltungsmodul schließlich erlaubt die Bedienung der einzelnen Module über den Browser.
Sogenannte Agenten, kleine Anwendungsprogramme für bestimmte Funktionen, interagieren mit den verschiedenen Funktionen des Web - Servers, beispielsweise um den Status eines Workflow oder die Versionen von Dokumenten zu überwachen und informieren den Anwender über Änderungen der Geschäftsprozesse entsprechend vordefinierten Präferenzen. "Im Gegensatz zu anderen Dokumentenverwaltungs - und Workflowsystemen ist unser Produkt an die Gegebenheiten bei einzelnen Anwendern anpaßbar, der Systemadministrator braucht dafür nur ein E - Mail an die entsprechende Adresse zu senden, um die passende Funktionalität im Browser zu aktivieren. Das ist einer der wesentlichen Gründe für die schnelle Akzeptanz Web - basierten Workflows, ganz im Gegensatz zur kostenintensiven und langsamen Einführung konventioneller Client - Server - Anwendungen", erläutert Tom Jenkins, Präsident von Open Text. Live Link ist auch mit dem Internet Information Server und dem Internet Explorer von Microsoft lauffähig.
Auch im Release 3.1 der R/3 - Software von SAP gibt es ein Web - fähiges Workflow - Modul, mit dem die unternehmensweite Bearbeitung betriebswirtschaftlicher Arbeitsabläufe möglich wird. So können beispielsweise Vertriebsmitarbeiter von ihrem mobilen Computer aus über Kundenaufträge anstoßen. Die vom Internet eingehenden Formulare werden dann von R/3 automatisch an die richtige Abteilung weitergeleitet. Im R/3 werden dann die erforderlichen Schritte wie Bestandsprüfung, Prozesse im Finanzwesen oder im Vertrieb aktiv gesteuert. Der Vertriebsmitarbeiter hat mit dem System weder direkt zu tun noch benötigt er einen R/3 - Bildschirm. Daher kann jeder Anwender einfach und schnell mit dem Web - fähigen Workflow arbeiten.
Das Design eines Workflow wird mit Formularen und Schritt - für - Schritt - Anweisungen unterstützt. Die entworfenen Workflows lassen sich individuell anpassen. Dafür stehen Funktionen wie mehrstufige Genehmigungsverfahren, elektronischer Umlauf von Dokumenten, Bearbeitung von Fehlermeldungen und Erzeugen einfacher Arbeitsabläufe zu einzelnen Geschäftsobjekten zur Verfügung.
Das deutsche Produkt COI BusinessFlow, das auch in Östereich bei Großfirmen eingesetzt wird (siehe unten), kommt mit einer Reihe nützlicher Ergänzungen zur CeBIT 98. Neben dem Modul "Flexware", das besondere Freiheiten beim Erstellen flexibler Arbeitsabläufe schafft, wurde dem Wunsch vieler Anwender nach einem Zugriff auf Dokumente über das Internet Rechnung getragen. Das macht den Benutzer weitgehend unabhängig von seinem Arbeitsplatz im eigenen Büro. Durch spezielle Login - Mechanismen ist dabei die Datensicherheit zu jeder Zeit in vollem Umfang gewährleistet. Ein drittes "Highlight" ist die aussagekräftige und einprägsame Darstellung der Ergebnisse von Vorgangssimulationen in farbigen 3D - Grafiken. Für die Realisierung wurde die Programmiersprache Java verwendet.
Der bereits heute mögliche Zugriff auf umfangreiche Dokumente im Web und das weiterhin steigende Interesse von Firmen und Institutionen an dieser Form des Informationstransfers hat den Bedarf an geeigneten Formen des Dokumenten - Managements stark beflügelt, so IDC. Der nächste Schritt sei die Kombination von Dokumentenverwaltung mit den Möglichkeiten der kollaborativen Zusammenarbeit im Unternehmen und über dessen Grenzen hinaus. Web - gestützte Workflowsysteme dürften daher auch weiterhin zu den wachstumsträchtigsten Marktsegmenten der Informationsverarbeitung zählen.
Workflow - Anwendungen gehen damit weit über die Automation des Papierflusses hinaus. Betriebsabläufe lassen sich ganz neu organisieren, aus der effizienteren Vorgangsbearbeitung entstehen Wettbewerbsvorteile, die über den langfristigen Erfolg im Markt entscheiden. Der geeignete Einstieg besteht darin, in bestimmten Bereichen des Unternehmens eine oder mehrere Insellösungen zu installieren, die in kurzer Zeit spürbare Entlastung schaffen und organisatorisch überschaubar sind.

Anwendungen

Diese Grafik beruht auf einer Umfrage, die im Herbst 1994 durchgeführt wurde.
Im Zuge dieser Untersuchung wurden siebzehn Unternehmen, welche bereits Erfahrungen bei der Einführung von Workflow - Anwendungen gesammelt haben, befragt.
Die Grafik soll einen kurzen Überblick über die verschiedenen Workflow - Produkte geben; es darf aber nicht daraus geschlossen werden, dass diese Produkte nach dieser Verteilung eingesetzt werden.

Auf dieser Umfrage beruhen auch die folgenden Grafiken und Tabellen:

Zielsetzung	Anzahl der Mehrfachnennungen
Kostenoptimierung	11
Bessere Steuerung von Geschäftsprozessen	11
Bessere Kommunikation und Datenaustausch	11
Qualitätsverbesserung	11
Stärkere Kundenorientierung (Auskunftsfähigkeit, Service)	11
Optimierung betriebswirtschaftlich interessanter Zeiten	10
Bessere Kontrolle von Geschäftsprozessen (Monitoring)	9
Sonstige	11

Tabelle 1: Zielsetzungen bei der Einführung von Workflow - Anwendungen

Aufgetretene Hindernisse	Anzahl der Mehrfachnennungen
Technische Voraussetzungen unzureichend	8
Akzeptanz der Beschäftigten negativ	8
Belastung durch das Tagesgeschäft zu groß	6
Einwände durch Betriebsrat	5
Investitionsvolumen zu groß	3
Mangel an direkt ersichtlichem Nutzen - potential	3
Zu starke Automatisierung des Ablaufs	3
Organisatorischer Aufwand zu groß	2
Sonstige:
Politische Faktoren	1
Veraltete Strukturen (aufgr. gesetzl. Rahmen)	1

Tabelle 2: Aufgetretene Hemmnisse bei der Workflow - Einführung

Workparty von Siemens

Als Beispiel eines lauffähigen Workflow Management Systems soll kurz Workparty von Siemens/Nixdorf vorgestellt.

Laut Herstellereingaben charakterisieren dieses System vor allem folgende Eigenschaften.
Gesicherte Ablaufkontinuität
Nur korrekt bearbeitete Vorgänge werden an die richtige Stelle eingeliefert, unabhängig von temporären Verhältnissen, wie zB. Krankheit oder Urlaub eines Mitarbeiters.
Verkürzung der Durchlaufzeiten
Da die Transportzeiten der Dokumente sich deutlich verkürzen (normale Post gegen zB. e - mail) und automatisch zugeordnen werden, ist auch klar, dass sich die Durchlaufzeiten verkürzen
Hohe Flexibilität
Möglichkeit der Anpassung an die veränderten Bedingungen
Ad hoc Bearbeiten
Leichte Änderung der vorgegebenen Abläufe
Ereignissteuerung
Ereignisse können entweder automatisch oder von einem Benutzer abgesetzt werden
Verkürzung der Arbeitszeiten
Da alle Applikationen und Informationen elektronisch darliegen, braucht man sie auch nicht zu suchen
Einsparung von Arbeitsmitteln
Man braucht ja keine Stifte, Radiergummis, Büroklammern und Papier, wenn man mit dem Computer arbeitet !!!
Geringere Fehlerquoten
Da die Vorgänge automatisch gesteuert werden, gibt es die Möglichkeit der ISO 9000 Standard schneller einzuführen
Transparenz der Prozesse
Sowohl der Status, als auch der Bearbeitungszustand jedes Prozesses ist sichtbar, anders ausgedrückt: der Chef kann immer sehen, was seine Mitarbeiter gerade machen.
Revisionsfähiges Journal
Die ganze Historie ist immer nachvollziehbar

Organisation & Ressource Management

In diese Einheit ist das Modell der Organisationseinheit gespeichert.


Es ist ein Skelett, auf dem das Organisationsmodell eines Unternehmens aufgebaut werden soll. Das Modell besteht aus Aktueren, das sind natürliche Personen, die zu Stellen und die Stellen wiederum zu Organisationseinheiten eindeutig zugeordnet werden. Die Rollen beziehen sich auf die gesamte Organisation und sind den Mitarbeitern zugeordnet. Die Kompetenz beschreibt die Befugnisse von Stellen und Rollen und reguliert den Zugriff auf Ressourcen und die Aufgabenzuordnung. Wenn Klaus Meyer ein Mitarbeiter ist, der die Stelle als Kreditsachbearbeiter in der Kreditabteilung besetzt, hat er die Rolle des Kreditsachbearbeiters. Entsprechend dieser Rolle kann er auf die Ressourcen zugreifen, und bekommt, die für ihm bestimmten, Kreditaufgaben. Zur Laufzeit können befugnisse gegeben oder entnommen oder der Bearbeiter bestimmt werden. Die Organisationsstruktur kann auch leicht angepasst werden, indem zB. die zeitlich begrenzten Arbeitsgruppen gegründet werden.

Geschäftsprozeß Management

Der Geschäftsprozeßmanager bildet eine Art Aktenklammer, wo sich alle Dokumente und Prozesse, die zu einer Kundenbeziehung zugeordnet sind, befinden. Jeder Bearbeiter hat eine individuelle Sicht auf eine Untermenge aller Geschäftsprozesse. Diese werden je nach Berechtigungen entsprechend verwaltet und verfolgt.

Workflow Management

Der Workflow Manager beinhaltet die Summe der Regel, nach denen in dem Unternehmen gearbeitet wird. Er umfaßt unter anderem die Zugangskontrolle, Kontrolle von Start - und Endbedingung, Dokumentenfluß, Aufruf von integrierten Software, Protokollierung.

Architektur und Integration

Workparty ist PC orientiert und basiert auf Client/Server Architektur, bietet eine einfache und einheitliche Bedingung von Applikationen und Tools. Sowohl Objekte als auch Verwaltungs - und Steuerungsdaten liegen auf den Servern. Die Datenbankanbindung laüft über ODBC und SQL API Schnittstelle. Es lassen sich problemlos Datenbanken wie Informix On - Line oder Oracle integrieren. Es gibt auch Schnittstellen für den Zugriff auf andersartige Datenquellen wie zB. Dokumentmanagement DocuLive, Imaging, E - mail, Archivierungssystem ARCIS. Serverkommunikation erfolgt über e - mail, Objekte und Daten kommunizieren sich über MAPI - Schnittstelle. Die Architektur und die Schnittstellen halten sich am Referenzmodell der Workflow Management Coalition.
Workparty erlaubt Integration von der verschiedenen unternehmensspezifischen Insellösungen, von der Anwendungen (bis zu einer bestimten Tiefe) und von den elektronischen Dokumenten und Dokumenten in der Papierform (dank zB. Integration mit den scanninig Systemen).

Generelles zu Workflow Management Systemen

Zu allen funktionierenden Workflow Systemen lässt sich generell sagen, dass sie die funktionale, operationale, verhaltensbezogene, informationbezogene und organisatorische Aspekte unterstützen, obwohl sie unterschiedlich realisiert werden. Die Erweiterung der Aspekte um neue Modellierungselemente beim größten Teil der Systeme ist nicht möglich, die Hinzunahme gänzlich neuer Aspekte (zB. Transaktionaler Aspekt) ist sehr kritisch, bestimmte Aspekte können auch nicht weggelassen werden. Sehr schlecht zu beurteilen ist die Modularität und folglich die Skalierbarkeit des Systems, wegen dem Fehlen der Publikationen von Implementierungsdetails.

Workflow bei der OMV

1995 beauftragte die OMV die LOG IN Informationsverarbeitungs - und Dokumentenmanagement Ges.m.b.H. mit der Realisierung einer Lösung für die Raffinerie Schwechat bei Wien. Die Raffinerie Schwechat ist eine der größten und komplexesten Binnenraffinerien Europas. Sie versorgt schwerpunktmäßig den österreichischen Markt mit Mineralölprodukten und erzeugt darüber hinaus petrochemische Rohstoffe. Basis für die neue Lösung RAF - EDMS, Raffinerie - Elektronisches Dokumenten Management System, ist COI - BusinessFlow, das integrierte Dokumenten - und Vorgangsmanagementsystem der deutschen Firma COI.
Technische Unterlagen für Raffinerien zur Produktion, Instandhaltung sowie Projektplanung sind hochkomplex. Dies führte bei der Raffinerie Schwechat zu einer unüberschaubaren Anzahl von Dokumenten wie Rohr - und Instrumentenschemata, Verfahrensanweisungen, Übersichts -, Detailzeichnungen und Auslegungen von Apparaten sowie Broschüren. Nicht selten existierten mehrere Versionen von Unterlagen. Handbücher mit gleichem Inhalt wurden an bis zu elf Abteilungen verteilt. Das jeweils gültige "Masterexemplar" zu identifizieren, gestaltete sich mit jedem Tag komplizierter.
Wichtigste Anforderung des neuen RAF - EDMS war die einmalige Verfügbarkeit und Aktualisierung des gültigen Originals in elektronischer Form. Der jeweilig verantwortliche Dokumenteninhaber aus der Fachabteilung oder der Produktion verwaltet seine Originale für alle Anwender. Die bereichsweite Vernetzung der Raffinerie erlaubt den einfachen und schnellen Zugriff auf diese Originale.
Mit der konkreten Umsetzung begann das Projektteam 1995. Im Anschluß an eine Pilotinstallation, die die technische Lösbarkeit und Anwenderakzeptanz sicherstellte, startete die raffinerieweite Einführung von RAF - EDMS. Der funktionelle Teil des Projektes, nämlich die Bereitstellung der benötigten Hardware und Standardsoftware und vor allem die Installation von COI - BusinessFlow, ist seit Dezember 1996 realisiert. Die von einem OMV - Übernahmeteam aufbereiteten und aktualisierten Betriebshandbücher werden schrittweise über Stapelscanner erfaßt, insgesamt über 60.000 Filmlochkarten und 400 Betriebshandbuchordner. Ziel der Anwender ist es, die Dokumentenverwaltung des Stoppbetriebs (Generalrevision, die für die Anlagen alle 3 bis 4 Jahre durchgeführt wird) elektronisch abzuwickeln. Dafür müssen die benötigten Dokumente rasch und exakt auffindbar sein und andererseits während der Revision laufend aktualisiert werden können.
Die vorhandene Vernetzung der Rechner in den verschiedenen Meßwarten, Bürogebäuden und Labors der Raffinerie ermöglicht allen zuständigen Anwendern den Zugriff auf die vorhandenen aktuellen Dokumente. "Durch ständige Modernisierungen und Maßnahmen zur Beschleunigung des Datendurchsatzes erreichen wir auch attraktive Antwortzeiten bei der Abfrage von großen oder umfangreichen Vorgängen", kommentiert der Geschäftsführer von LOG IN, Alfred Suchentrunk, das OMV - Projekt.
Ist eine technische Unterlage zu bearbeiten, so können mittels Redlining (Markieren) im Dokument Notizen und Kennzeichnungen angebracht werden. Nachbearbeitungen erfolgen je nach Ursprung im Native - Format (etwa Winword oder AutoCAD) oder bei TIFF - Dokumenten über einen Rastereditor. Durch die offene Systemarchitektur von BusinessFlow konnten die gängigen CAD/CAE - Systeme ICEM, PROMIS und AutoCAD in RAF - EDMS integriert werden. Die gewählte Archivierung der Zeichnungen im neutralen TIFF - Format ermöglicht den Zugriff auch für Nicht - CAD/CAE - Anwender und gewährleistet darüber hinaus die Unabhängigkeit von Versionsänderungen der erzeugenden Systeme.
Im Rahmen einer technischen Vorgangsbearbeitung wurde der OMV - Schadensatlas, d. h. die exakte Dokumentation und Ursachenermittlung eines Schadensfalles in der Raffinerie, realisiert. Die nächsten Schritte sind die Integration mit SAP R/2 - Anwendungen zur Instandhaltung, der Ausbau und die Erweiterung der technischen Vorgangsbearbeitung um weitere dokumentenorientierte Arbeitsabläufe (QS - Handbuch, Freigabeläufe, Projektierungsvorgänge), der Einsatz und die Integration von Volltextretrievalsoftware, die Erweiterung und die Integration von Erstellungswerkzeugen für technische Dokumentationen sowie die Integration eines Infoservers für eine Intranetlösung.

Literaturangaben

Workflow - Management - Systeme: Modellierung und Architektur: http://www6.informatik.uni - erlangen.de/dept/staff/jablonski.html Workflow System Research:
http://wwwis.cs.utwente.nl:8080/~joosten/workflow.html Workparty von Siemens:
http://www.sni.de/public.aswaba/offers/workflow/vorgang.htm Workflow Management Coalition:
http://www.aiai.ed.ac.uk:80/WfMC/ Einführungsinformationen zum Thema Workflow:
http://cne.gmu.edu/modules/workflow/workflow.html Umfrage zu Workflow:
http://www.iwi.uni - sb.de/iwi - hefte/iwihef_1.html Weitere Informationen zum Thema Workflow:
http://www.uni - essen.de/www/cgi - bin/counter
http://www - vs.informatik.uni - ulm.de/index.html

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