Workflow - Management














Workflow - Management

Workflow - Management



Einleitung

Die Rezession der fr√ľhen 90er Jahre hat in allen Branchen ihre Spuren hinterlassen. Waren die 80er Jahre noch gepr√§gt von steigenden Umsatzzahlen und wachsenden Gewinnen, so f√ľhrten ver√§nderte Rahmenbedingungen seit Ende der 80er zu einem Umdenken in vielen Unternehmen. Zu diesen Ver√§nderungen z√§hlten unter anderem eine Globalisierung der wirtschaftlichen Aktivit√§ten, verk√ľrzte Produktlebenszyklen, Forderung nach verk√ľrzten Lieferzeiten, zunehmender Konkurrenzdruck und erh√∂hte Qualit√§tsanspr√ľche.
Aufgrund des sich versch√§rfenden Wettbewerbes erh√∂hen sich die Anforderungen an die Unternehmen. Schnelles flexibles Reagieren auf Kundenanforderungen bei gleichzeitiger Steigerung der Produktivit√§t, Erh√∂hung der Qualit√§t und Verk√ľrzung der Lieferzeiten wird zu einem immer wichtigerem Faktor bei der Erreichung von Marktvorteilen. Erschwert wird dies noch durch eine breite Produktangebotspalette, hohe Variantenvielfalt, unternehmens - bzw. standort√ľbergreifende Vorg√§nge und damit verbunden komplexer werdende Aufgaben. All dies erfordert:
    ganzheitliche Unternehmensicht gesch√§ftsproze√üorientiertes Handeln kooperatives vernetztes Arbeiten schnelles Reagieren auf Ver√§nderungen effiziente Aufgabenabwicklung sowohl standortbezogen als auch standort√ľbergreifende

Auf der Basis dieser Erkenntnisse lässt sich der aktuelle Trend erklären: "Weg von traditionellen Hierarchiegedanken - hin zu lösungsorientierten flexiblen Arbeitsabläufen". Dies hat zur Folge, dass in einem Unternehmen die Arbeitsabläufe nicht mehr isoliert betrachtet werden, sondern aus einer ganzheitlichen Unternehmenssicht.

Workflow - Management - Systeme haben zum Ziel, den Arbeitsablauf zu optimieren, so dass die Organisation beschleunigt, leistungsfähiger und damit Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens erhöht werden. Workflow - Management bedeutet nichts anderes als Arbeitsflußsteuerung. Diese soll die Planung, Gestaltung, Strukturierung und den Ablauf von Geschäftsprozessen effizienter gestalten. Die am Prozeß beteiligten Ressourcen bzw. Kapazitäten (Material, Mitarbeiter, Informationen, Anwendungen, etc.) können so optimal eingesetzt und koordiniert werden

Begriffsbestimmungen

Die Begriffe Geschäftsprozess, Workflow und Tätigkeit

Der Begriff Geschäftsprozess

Der Geschäftsprozess ist ein organisatorischer Ablauf in einem Unternehmen, welcher Daten erzeugt und an dem in der Regel mehrere Mitarbeiter in unterschiedlichen Unternehmensbereichen beteiligt sind.

Beispiel eines Gesch√§ftsprozesses ist die organisatorische Klammer zur ganzheitlichen Verwaltung einer Bestellung von der Abgabe derselben √ľber die Lieferschein - und Rechnungspr√ľfung bis hin zur Freigabe der Rechnung.

Der Begriff Workflow

Der Workflow ist die Ablauffolge von Tätigkeiten.

Um eine Aufgabe zu erf√ľllen, sind mehrere T√§tigkeitsschritte n√∂tig, die in der Regel von mehreren Personen ausgef√ľhrt werden. Diese T√§tigkeiten sind oft logisch und zeitlich miteinander verkn√ľpft.
Die Kette von Tätigkeiten wird als Workflow oder auch als Ablauforganisation bezeichnet.

Der Begriff Tätigkeit

Die T√§tigkeit ist die Durchf√ľhrung eines Arbeitsschrittes.

Eine Tätigkeit ist zum Beispiel das Holen, Versenden oder Drucken eines Dokumentes, das Lesen oder Schreiben eines Datensatzes,...







Die Abgrenzung zwischen Geschäftsprozess, Workflow und Tätigkeit

















Die Begriffe CSCW, Groupware, Workflow Management und Workgroup Computing

Der Begriff CSCW

Im Zusammenhang mit CSCW ("Computer Supported Cooperative Work") erforschen Wissenschaftler aus den verschiedensten Disziplinen die kooperative Arbeit in Organisationen und deren Unterst√ľtzung durch die Technik. Durch die Multidisziplinarit√§t entstehen Konflikte zwischen Begriffsdefinitionen sowie Meinungsverschiedenheiten √ľber die Forschungsinhalte bzw. - schwerpunkte. Gro√üe Unklarheit besteht, welche Elemente kooperative Arbeit bzw. Gruppenarbeit ausmachen und wie sie unterst√ľtzt werden k√∂nnen.
CSCW sucht also noch seine Abgrenzung zu anderen Forschungsgebieten. Einige Autoren sehen CSCW deshalb zur Zeit als Paradigma an oder fragen, ob es wirklich notwendig ist, CSCW genau zu definieren.

Eine allgemeine Definition von CSCW ist:
Unter CSCW wird ein interdisziplin√§res Forschungsgebiet aus Informatik, Soziologie, Psychologie, Arbeits - und Organisationswissenschaften, Anthropologie, Ethnographie, Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftswissenschaften, u.a. verstanden, das sich mit Gruppenarbeit und die Gruppenarbeit unterst√ľtzender Informations - und Kommunikationstechnologie befa√üt. Wobei der Terminus CSCW als Schlagwort anzusehen ist und ihm keine besondere Bedeutung zukommt.

Aus dem Spektrum der unzähligen Aspekte sollen hier die
    der Art und Weise der Zusammenarbeit von Menschen innerhalb von Gruppen, der Koordination der Arbeit, der Anforderungen an die angewandten Technologien und deren Auswirkung auf den Menschen und der Auswirkungen auf und Anforderungen an die Organisationsstrukturen
beispielhaft erwähnt werden.

Der Begriff Groupware

Der Groupwarebegriff ist weit st√§rker umstritten als der Begriff CSCW. Die Auffassungen, was zur Groupware geh√∂rt und wozu sie dient, gehen weit auseinander. Unklarheiten, was Groupware von anderen Produkten abgrenzt, gibt es bez√ľglich den Komponenten eines Informations - und Kommunikationssystems, der Art der zu unterst√ľtzenden Gruppenarbeit sowie die Gr√∂√üe der zu unterst√ľtzenden Organisationseinheit, den Unterst√ľtzungsfunktionen und deren Umfang sowie wirtschaftlichen und organisatorischen Zielsetzungen.
Groupware besteht nicht nur aus Software, sondern umfa√üt auch Hardware. Au√üerdem hat der Einsatz von Groupware Auswirkungen auf die Infrastruktur und Organisation. Weiter entsteht die Frage, was zur Gruppenarbeit geh√∂rt. So fordern Kraut, Egido und Galegher, dass neben der zielgerichteten bzw. aufgabenbezogenen Zusammenarbeit Groupware auch beil√§ufige, soziale Interaktion unterst√ľtzen muss, da dies ein wichtiger Faktor des Arbeitsablaufes darstellt. Die Art und der Umfang der Unterst√ľtzungsfunktionen von Groupware ist derzeit durch die M√∂glichkeiten der Technologie und der Softwaremodellierung begrenzt, jedoch sollte jede Art von Interaktion zwischen Gruppenmitglieder unterst√ľtzt werden. Ziel von Groupware ist eine humane Gestaltung der informations - und kommunikationstechnologischen Unterst√ľtzung und dadurch die Steigerung der Effizienz und Produktivit√§t sowie Flexibilit√§t und Geschwindigkeit.

Eine allgemeine Definition von Groupware:
Die praktische Umsetzung der im CSCW - Forschungsgebiet gewonnen Erkenntnisse in ein Informations - und Kommunikationssystem, das die Teamarbeit unterst√ľtzt, wird als Groupware bezeichnet. Einflu√üfaktoren von Groupware sind Mensch, Aufgabe, Organisation und Technik.

In Anbetracht der uneinheitlichen Definitionen stellt die Frage, ob eine Definition von Groupware wirklich wichtig ist.

Der Begriff Workgroup Computing

Der Begriff Workgroup Computing ist seltener in der Literatur zu finden als die anderen hier behandelten Begriffe. Es bedeutet in der Regel die praktische Anwendung von Groupware. Wird Workgroup Computing als Gegensatz zu Workflow Management verstanden, stellt es eine flexible informations - und kommunikationstechnologische Unterst√ľtzung einer kleineren Gruppe, die in Eigenregie unterschiedliche und √ľberwiegend unstrukturierte Aufgaben mit einer niedrigen Wiederholungsfrequenz bearbeitet, dar.

Der Begriff Workflow Management

Das Verst√§ndnis bez√ľglich Workflow Management ist relativ einheitlich: Die Workflow Management Coalition (siehe unten) befa√üt sich damit, die Begriffsdefinitionen, die mit diesem Bereich von Groupware verbunden sind, zu vereinheitlichen.

So kann allgemein definiert werden:
Workflow Management umfa√üt die Modellierung, die Simulation sowie die Ausf√ľhrung und Steuerung (in zeitlicher und √∂rtlicher Hinsicht) von Gesch√§ftsprozessen unter Bereitstellung der jeweils ben√∂tigten Informationen und Werkzeuge.

Bisher werden √ľberwiegend strukturierte Arbeitsvorg√§nge mit folgenden Eigenschaften automatisiert:
    große Anzahl von Personen und Applikationen, organisationsumfassend hoher Strukturierungsgrad hohe Wiederholungsfrequenz mit wenige Ausnahmen.
Jedoch fordern immer mehr Autoren, jede Art von Arbeitsvorg√§nge zu unterst√ľtzten. Das hat zur Folge, dass Workflow Management immer mehr zur Groupware wird, die alle Dimensionen der Interaktion unterst√ľtzt.

Die Abgrenzungen zwischen CSCW, Groupware, Workgroup Computing, Workflow Management




Abbildung: √úberschneidungen der Begriffe Groupware, Workgroup Computing und Workflow Management

Die Workflow Management Coalition

Die WFMC wurde 1993 mit dem Ziel gegr√ľndet, Standards zu erarbeiten, die es dem Anwender unter anderem erlauben w√ľrden,
    auf Basis einer einheitlichen Proze√übeschreibungssprache Analyse - und Modelliertools anderer Hersteller einzusetzen und deren Ergebnisse in ein Workflow - System zu importieren, statt die Abl√§ufe in der Definitionsumgebung des Workflow - Herstellers neu erfassen zu m√ľssen; aus einer Client - Software auf mehrere Workflow - Systeme unterschiedlicher Hersteller zuzugreifen Workflow - Systeme unterschiedlicher Hersteller miteinander kommunizieren zulassen, um beispielsweise Vorg√§nge von System A nach System B zu delegieren. In Unterschied zu EDI (Electronic Data Interchange) sollten nicht nur Daten, sonder auch Vorgangsaufrufe, Statuskontrolle und Vorgangssynchronisation system√ľbergreifend m√∂glich sein; Systemverwaltungs - und Monitoringfunktionen zu vereinheitlichen etwa um diese auch mit Fremdanwendungen wie Reporting und Statistikwerkzeugen verkn√ľpfen zu k√∂nnen.
Heute, 1998, muss man feststellen, dass die Spezifikationen noch nicht vollst√§ndig sind, und dass dort, wo vollst√§ndige Spezifikationen vorliegen (wie z. B. beim sog. Workflow Interoperability Interface 4), keine Kompatibilit√§tsgarantie gegeben ist. Einige Hersteller haben zwar bereits Implementierungen von Sub - Sets der WFMC - Spezifikationen vorgestellt, aber allesamt erst im Prototypen - Stadion. Einige Anbieter argumentieren, dass ihre Produkte "WFMC - nah" programmiert seien; aber f√ľr Standards, die der Kommunikation komplexer Systeme dienen, gilt: "Knapp daneben ist auch vorbei." Dar√ľber hinaus gibt es noch gro√üe L√ľcken in den Spezifikationen selbst und bei der Frage, was als WFMC - konform gilt und was nicht. Hier hat die Diskussion um Konformit√§tstest und Zertifikate gerade begonnen. Die Spezifikationen sind allgemein genug, um unter den beteiligten Hersteller der WFMC konsensf√§hig zu sein. Die technische Mittel zur Implementierung der Spezifikationen sind freigestellt, was nat√ľrlich dann zum Problem werden kann, wenn unterschiedliche Implementierungen aufeinandertreffen. Interface 4 bspw. definiert auf abstrakter Ebene die Kommunikation zwischen Workflow - Systemen. Die Implementierung - das sogenannte Binding - erfordert das Festlegen auf Netzwerkprotokolle und andere Spezifika. Bisher gibt es aber nur ein definiertes Binding auf Basis der Internet - Protokolle und MIME (seit M√§rz 1997).
Die bereits 1995 präsentierten Bindings auf Basis der Microsoft - MAPI - WF (Workflow - Frameworks) sind noch nicht verabschiedet. CORBA - Bindings
liegen derzeit bei der OMG zur Stellungnahme. Sobald diese unterschiedlichen Implementierungen in Produkten verf√ľgbar werden, wird die Situation eintreten, dass es Produkte geben wird, die zwar "WFMC - Interface - 4 - kompatibel" sind, aber trotzdem nicht miteinander kommunizieren k√∂nnen - was nach der urspr√ľnglichen Zielsetzung der WFMC eigentlich die Hauptaufgabe des Interface 4 ist.

Ziele und Nutzen des Workflow - Managements

    Vermeidung von Doppelarbeiten (z.B. bei Dateneingaben, Texterstellungen, etc.) Schnellere Reaktion auf (Kunden - )Nachfragen, Ausk√ľnfte, etc. Bessere Ber√ľcksichtigung von Sonderw√ľnschen, Spezialleistungen, etc. Schnellere, unb√ľroktarische Realisierung kurzfristiger √Ąnderungsw√ľnsche Geringerer organisatorischer Abstimmungs - und Koordinationsaufwand Straffung der Hierarchie in der Aufbauorganisation H√∂here Auslastung der verf√ľgbaren personellen Kapazit√§ten H√∂here Auslastung der vorhandenen Computersysteme Bessere "Versorgung" der Mitarbeiter mit notwendigem Know - how Erh√∂hung der Zufriedenheit/Motivation Nennenswerte Verk√ľrzung der Warte - und Liegezeiten in der Vorgangsabwicklung Verk√ľrzung von Dokument - Transportzeiten Weniger Telefonr√ľckrufe Bessere Einhaltung von Terminen Vermeidung von Termin√ľberschreitungen Verbesserung des Kontroll - und Berichtswesens Erh√∂hung der Transparenz (z.B. Status von Vorg√§ngen, Erkennen von Engp√§ssen, etc.) Verbesserung der F√ľhrungseffizienz (z.B. besseres Verteilen, Zuorden von Arbeiten) Intensivierung der Kundenbetreuung (z.B. Ausweitung der Serviceleistungen) Effizientes Projektmanagement (z.B. Verk√ľrzung der Projektdauer) Vermeidung von potentiellen Fehlerquellen (z.B. beim Abschreiben von Daten) Verbesserung des Unternehmensimages (z.B. aufgrund h√∂herer Professionalit√§t) Verbesserung der Wettbewerbsf√§higkeit (z.B. durch verk√ľrzte Entwicklungszeiten) Erh√∂hung der organisatorischen Flexibilit√§t (z. B. bei Neugestaltung von Abl√§ufen) Erh√∂hung der Innovationskraft (z.B. durch unb√ľrokratische Entscheidungsfindung) Reduzierung der Fehlerrate (z.B. Falschausk√ľnfte, Informations - Fehlleitung, etc.)

Mit Workflow in die Zukunft

Das papierlose B√ľro

In den bisherigen B√ľrokommunikationssystemen hat die papiergest√ľtzte Kommunikation nach wie vor eine entscheidende Bedeutung. Wesentliche Informationen werden auf Papier als Datentr√§ger, etwa Formulare, Mitteilungen, Textdokumente, Berichte, Fax, gebundene Brosch√ľren oder Listen bei internen wie auch bei den externen Kommunikationsprozessen erfa√üt, ausgedruckt, weitergeleitet, zusammengestellt oder archiviert. Darin liegt aus vielen Gr√ľnden, vor allem von der Kostenseite eines derartigen Informationsmanagements her gesehen, nicht die Zukunft.
Trotz aller Fortschritte in der Datenverarbeitung sind 90 bis 95 Prozent aller Informationen immer noch an Papier gebunden. Die unproduktiven Arbeiten wie Suchen, Kopieren, Wiedervorlegen, Transportieren und Ablegen von Papierakten kosten bis zu 80 Prozent der Arbeitszeit.
Es gibt kaum ein Unternehmen oder einen √∂ffentlichen Betrieb, der die papierverursachten Kosten als solche isolieren und befriedigend genau errechnen kann. Die papierbezogenen Kosten umfassen direkt Papierbeschaffung, Lagerung, Umformung, Manipulation, Weiterverarbeitung, Duplizierung, Konfektionierung, Bedruckung, Zusammenstellung, Entsorgung, Transport - um nur einiges zu nennen. Sie erstrecken sich indirekt auf Personalkosten durch ineffizientes Retrieval und durch aufwendige Strukturbr√ľche bei der Vorgangszusammenstellung und anschlie√üenden Wiederablage.
Mit der Mikroverfilmung konnte die Papiermenge zwar in vielen Bereichen effektiv vermindert und damit Raum eingespart werden - jedoch haben sich die Zugriffsmethoden mit dieser Technologie gegen√ľber der Papierverwaltung kaum ge√§ndert. Die Effizienz elektronischer Archivsysteme wird schnell unter dem Aspekt deutlich, dass z.B. der Inhalt eines gew√∂hnlichen Aktenschrankes mit 40 oder mehr vollen Ordnern auf einer einzigen optischen Disk untergebracht werden kann, die mit 5,25 Zoll Durchmesser kaum gr√∂√üer als eine gew√∂hnliche Diskette ist. Hinzu kommt der sekundenschnelle Zugriff und die gleichzeitige Verf√ľgbarkeit von Dokumenten f√ľr mehrere Personen, ohne Anfertigung von Fotokopien oder Filmduplikaten. Ein weiterer Vorteil elektronischer Speichersysteme ist in der Telekommunikationsf√§higkeit zu sehen. Durch Erweiterung mit Fax - oder ISDN - Karten k√∂nnen Informationen in Sekunden in andere St√§dte oder L√§nder transferiert werden - direkt vom Schreibtisch aus.

Elektronische Speicherung beschleunigt Vorgänge

Die Anf√§nge elektronischer Vorgangsbearbeitung waren eng verkn√ľpft mit der Langzeit - Archivierung von Dokumenten auf optischen Speicherplatten, und zwar als Originalvorlagen. Dieses "Imaging" allein reduzierte jedoch noch nicht die wachsenden Papierberge in den B√ľros. Erst die konsequente papierlose Speicherung aller Informationen, also auch die Integration codierter Informationen und die elektronische Steuerung des gesamten Bearbeitungsvorgangs, steigern die Produktivit√§t und senken die Kosten.
Sogenannte Workflow - Systeme sollen typische "B√ľroprodukte" wie Notizen, Lieferscheine, Formulare weitgehend √ľberfl√ľssig machen, wof√ľr der Begriff "papierloses B√ľro" zu einem Schlagwort geworden ist. Zum anderen sollen den im Gesch√§ftsverkehr zwischen Unternehmen auftretenden Dokumenten wie Auftragserteilungen, Rechnungen, Zahlungen, Schecks, Mitteilungen durch Einsatz der unter dem Terminus Electronic Commerce zusammengefa√üten Verfahren EDI (Electronic Data Interchange), E - Mail und Fax der Postweg erspart bleiben. Statt dessen werden die Schriftst√ľcke dann √ľber das Netzwerk transportiert. Mit dem Einsatz dieser beiden Technologien f√ľr den intra - und interorganisatorischen Informationsaustausch verbunden ist in erster Linie der Wunsch, interne Arbeitsabl√§ufe einerseits und externe Gesch√§ftsvorg√§nge andererseits zu rationalisieren. Zusammen stellen sie eine umfassende informationstechnische L√∂sung f√ľr den papierlosen Gesch√§ftsverkehr dar.
Obwohl erst seit etwa f√ľnf Jahren im Markt, √ľbersteigen die Installationszahlen der Workflow - die der EDI - Systeme, die bereits seit 25 Jahren auf dem Markt sind, um ein Vielfaches. Von dieser √ľberaus raschen Verbreitung wird nun ein entsprechender Anschub f√ľr die bisher noch "zur√ľckh√§ngenden" Electronic Commerce Produkte erwartet, denn gerade die integrierenden und architekturellen Eigenschaften von Workflow - Systemen haben einen positiven Einflu√ü auf die Diffusion von EDI.
Die auf dem Softwaremarkt befindlichen Workflow - Produkte geben ihren Benutzern in aller Regel die M√∂glichkeit, verschiedene Rollen und Regeln hinsichtlich der Arbeitsvorg√§nge und - abl√§ufe zu definieren sowie den Wegeflu√ü der Informationen festzulegen. EDI - Anwendungen k√∂nnen dadurch weitaus besser in unternehmensinterne Applikationen eingebunden werden. Dar√ľber hinaus wird es leichter m√∂glich sein, eine gewisse Ordnung in das Durcheinander an EDI - Standardformaten zu bringen, von denen heute mehr 300 verschiedene existieren. Zus√§tzlich werden die zunehmende Verbreitung elektronischer Datentr√§ger (Produktkataloge, Verzeichnisse, Archive), interaktive EDI - Standards und die Anwendung von E - Mail mit EDI forcieren.

EDI - Electronic Data Interchange

EDI ist eine spezielle Form der elektronischen Kommunikation zwischen Gesch√§ftspartnern auf der Basis standardisierter und strukturierter Nachrichten (Messages), die auf die Bed√ľrfnisse der jeweiligen Benutzergruppen oder Branchen zugeschnitten sind. EDI erlaubt es zwei Organisationen, normalerweise Kunden und Lieferanten, Gesch√§ftsdokumente unter Verwendung von standardisierten elektronischen Formularen auszutauschen. Im Gegensatz zu Electronic Mail oder Fax - Nachrichten stellt EDI eine Systembr√ľcke zwischen entsprechenden Computeranwendungen von Gesch√§fts - und Handelspartnern dar, ohne oder mit minimaler manueller Vor - und Nachbereitung. Gegenstand dieser Daten sind logistische und administrative und in Zukunft auch produktbeschreibende, also technische Aspekte von Gesch√§ftsprozessen.
Bei der Anwendung von EDI geht es um mehrere Ziele: Um den Aufbau eines schnellen, geschlossenen Informationsnetzes, um die Eind√§mmung der administrativen Papierflut, die derzeit noch vielfach die Abwicklung von Gesch√§ftstransaktionen begleitet, um die Reduzierung der damit verbundenen Kosten, um eine Erh√∂hung der Datenqualit√§t durch Vermeidung von manuellen Eingabefehlern insbesondere bei vermeidbaren Eingabewiederholungen und schlie√ülich die verbesserte pro - aktive Kontrolle √ľber Material - und Warenfl√ľsse.
Die Automobilindustrie als einer der Vorreiter und gr√∂√üter Anwender dieser Technik verwendet EDI haupts√§chlich f√ľr den Austausch von Nachrichten im Sinne von "elektronischen Dokumenten" auf dem Gebiet der Beschaffungs - und Distributionslogistik, also im Austausch der Fahrzeughersteller mit ihren Zulieferern und Vertriebspartnern. Hierbei geht es etwa um Angebote, Auftr√§ge, Lieferanweisungen, Lieferabrufe, Rechnungen, Gutschriften und Zollerkl√§rungen, d. h. um relativ wenige, aber h√§ufig und gegen√ľber vielen Partnern mit identischer Bedeutung benutzte Dokumente.

Modellierung von Geschäftsprozesse

F√ľr die Unterst√ľtzung der gesamten Gesch√§ftsprozesse - vom ersten Kundenkontakt bis hin zur Rechnungserstellung und Wartung des gelieferten Produktes, unter Einbeziehung von Vorlieferanten - sind solche Tools an einigen Stellen hilfreich, aber bei weitem nicht ausreichend. Drei wesentliche Aspekte m√ľssen laut SAP hinzukommen: Gesch√§ftsprozesse bilden Werte - und Mengenfl√ľsse in einem integrierten Zyklus ab. Entsprechend ist eine laufende Fortschreibung gefordert. Die Abbildung erfolgt √ľber unterschiedliche Strukturen, wie Auftr√§ge, Projekte oder Ergebnistr√§ger. Um sich den immer schneller √§ndernden Marktbedingungen anpassen zu k√∂nnen, m√ľssen Gesch√§ftsprozesse im gesamten Ablauf dargestellt werden und in Form von Modellen, √§hnlich einer Daten - und Funktionsarchitektur, modelliert werden k√∂nnen. Aus der Gesch√§ftsproze√ümodellierung (Workflow f√ľr das gesamte Unternehmen) muss es zudem eine direkte Verkn√ľpfung in die betriebswirtschaftlichen Anwendungen geben.

Anhand eines Rahmenmodells soll ein kurzer √úberblick √ľber die Gesch√§ftsproze√ü - modellierung gegeben werden:
Der vorgestellte Modellierungsrahmen soll als Klassifizierungsrahmen f√ľr die Einordnung von Sprachen, Werkzeugen und Begriffen aus der Modellierungswelt dienen.
Es werden eine Instanzen - und eine abstrakte Ebene unterschieden. Die Instanzen - Ebene dient der Entwicklung von Workflow - Anwendungen f√ľr konkrete betriebliche Problemstellungen. Die abstrakte Ebene dient der Festlegung grundlegender Workflow - Modelleigenschaften und stellt die sprachlichen Konstrukte zur Beschreibung von Workflow - Anwendungen zur Verf√ľgung. Somit stellt die abstrakte Ebene Konzepte und Techniken der Workflow - Modellierung bereit, die auf der Instanzen - Ebene verwendet werden.






Auf der abstrakten Ebene werden Workflow - Sprachen (WF - Sprachen) betrachtet, mit denen die f√ľr Workflow - Anwendungen relevanten Eigenschaften betrieblicher Aufgabenstellungen spezifiziert werden k√∂nnen. Workflow - Management - Systeme (WFMS) sind Softwaresysteme, die das Workflow - Management, d.h. die Spezifikation (build time) und die kontrollierte Ausf√ľhrung (run time) von Workflows, unterst√ľtzen. Die run - time - Komponenten von WFMS k√∂nnen als Middleware f√ľr die Realisierung von Workflow - Anwendungen aufgefa√üt werden analog zu Datenbank - Managementsystemen f√ľr datenbankgest√ľtzte Anwendungssysteme. Auf der Instanzen - Ebene werden bei der Modellierung von Workflows Ausschnitte der betrieblichen Realit√§t unter Verwendung von Workflow - Sprachen in Workflow - Spezifikationen abgebildet.
Zur Verdeutlichung des Rahmenmodells m√∂ge das folgende Beispiel dienen. Das WFMS FlowMark der Firma IBM stellt die Workflow - Sprache FDL (FlowMark Definition Language) bereit. Die betriebliche Aufgabenstellung Reisekostenabrechnung (RKA) wird unter Verwendung von FDL in das Workflow - Modell Reisekostenabrechnungs - Modell (RKA - Modell) √ľberf√ľhrt. Darauf aufbauend kann unter Verwendung von FlowMark ein Reisekostenabrechnungs - System (RKA - System) entwickelt werden.
Häufig wird die Workflow - Modellierung weiter unterteilt.

SAP - Business - Workflow

Das SAP Business Workflow - Konzept basiert auf folgenden Grundprinzipien des R/3 - Systems: Analyse und Modellierung von Gesch√§ftsprozessen auf Basis des R/3 - Analyzers und der SAP Informationsmodelle; Abbildung betriebswirtschaftlicher Prozesse mit hohem Automatisierungspotential f√ľr Standardvorg√§nge und weitreichenden Gestaltungsm√∂glichkeiten (Customizing) zur optimalen Integration in die Unternehmensabl√§ufe; Steuerungs - und Kontrollm√∂glichkeiten der Vorgangs - und Kommunikationsprozesse durch die Anwender; Integration der Kommunikationsprozesse externer Partner und Systeme sowie Integration von Desktopanwendungen.
Auch hier kann ein Beispiel f√ľr einen Business - Workflow - Ablauf das Prinzip verdeutlichen. Ein Kundenauftrag geht per Post in der Poststelle ein. Im Rahmen der Eingangsverarbeitung wird dieses Dokument gescannt und mit einem Workflow - Objekt verbunden, mit dem der weitere Bearbeitungsproze√ü vorbestimmt ist. Der zust√§ndige Sachbearbeiter in der Auftragsbearbeitung erh√§lt dieses Dokument in seinem Arbeitsvorrat, von hier aus kann es direkt verarbeitet werden. Dabei erscheint das gescannte Image sowie der entsprechende R/3 - Eingabebildschirm - hier die Auftragsbearbeitung. Die weiteren Arbeitsschritte f√ľr die Standardverarbeitung im Rahmen der Auftragserfassung, wie beispielsweise Kreditlimit - und Verf√ľgbarkeitspr√ľfung sowie das Versenden der Auftragsbest√§tigung per Fax laufen automatisch und im Hintergrund.
In dem Beispiel sollen alle Kunden, die in einem bestimmten Zeitraum Aufträge erteilen, einen individuellen Brief erhalten, mit dem sie auf aktuelle Marketing - und Vertriebs - Aktionen aufmerksam gemacht werden. MS Winword wird innerhalb des Workflow automatisch mit der richtigen Dokumentenvorlage gestartet. Aus dem R/3 - System werden die Adreßdaten geholt und können auch direkt aus dem Winword - Dokument heraus in R/3 aktualisiert werden.
Durch die √úberschreitung des Kreditlimits wurde eine Folgeaktion von der R/3 - Anwendung getriggert. Der zust√§ndige Vertriebsleiter erh√§lt eine Kopie des Auftrages als Image sowie einen Excel - Report √ľber das Bestell - und Zahlungsverhalten dieses Kundens als Entscheidungsgrundlage f√ľr eine Erh√∂hung des Kreditlimits, welches er im Rahmen des Workflow direkt erh√∂hen kann. Diese Erh√∂hung muss nat√ľrlich im R/3 - System verbucht werden. Der Vertriebsleiter erh√§lt daf√ľr die richtige SAP - Eingabemaske mit allen notwendigen Informationen.
Die Organisation dieser Musterfirma sieht vor, dass bei einer Erh√∂hung des Kreditlimits der zust√§ndige Controller benachrichtigt wird. Um das gesamte Kreditrisiko f√ľr das Unternehmen absch√§tzen zu k√∂nnen, versendet das R/3 - System einen MS - ACCESS - Report mit einer √úbersicht der zehn gr√∂√üten Kunden und deren Zahlungsverhalten. Die daf√ľr ben√∂tigten Daten m√ľssen nicht notwendigerweise aus dem R/3 - System stammen, sondern k√∂nnen auch aus anderen Datenbanken gelesen und miteinander verkn√ľpft werden.

Workflow per Web

Die Technologien des Internet wie der Zugriff auf Informationen via Browser macht auch vor Dokumenten - Management - Systemen nicht halt. Dokumente suchen, aus der Trefferliste ausw√§hlen und anzeigen, ohne im B√ľro zu sein, erh√∂ht nicht nur die Mobilit√§t und steigert die Produktivit√§t der Mitarbeiter - es ist auch ein weiterer Schritt in Richtung "papierarmes B√ľro". "Diese neuen Zugriffstechniken erweitern die Reichweite der Informationsverarbeitung und in der Dokumentenverarbeitung werden sie schnell als Alternative zur herk√∂mmlichen Software am Arbeitsplatz eingesetzt", erl√§utert Ian Campbell von IDC. Seiner Meinung nach werden Browser - gest√ľtzte Dokumentenverwaltungs - und Workflowsysteme besonders dort eingesetzt, wo eine gro√üe Anzahl von Anwendern auf Dokumenten - Datenbanken zugreift, und das gilt besonders f√ľr firmeninterne Internets, den sogenannten Intranets.
Live Link hei√üt das laut IDC mit einem Marktanteil von 64 Prozent derzeit f√ľhrende Produkt der kanadischen Firma Open Text. Netscape, einer der f√ľhrenden Anbieter von Browsern und sogenannten Web - Servern, b√ľndelt diese Workflow - Software mit der neuen Generation von Web - Servern. Solch ein Web - Server erm√∂glicht zun√§chst die Publikation von Inhalten, also von Web - Seiten im Netz sowie deren √úbertragung an einen abrufenden Browser.
Live Link setzt sich aus den Anwendungspaketen Dokumentenverwaltung, Workflow, Projekt und Suche zusammen, sie erg√§nzen die Funktionen des Web - Servers. Die Dokumentenverwaltung unterst√ľtzt zusammengesetzte Dokumente, also eine Mischung aus Text - und Grafikdateien, sie ist eng mit dem Modul Workflow gekoppelt. Das Projektmodul gruppiert unterschiedlichste Informationen aus verschiedenen Quellen wie E - Mails, Dokumenten oder Workflows zu einer logischen Sicht √ľber das gesamte Unternehmen. Das Suchmodul entspricht von der Technik der Suchmaschine Yahoo des Internets, wurde jedoch f√ľr die Textsuche in gro√üen Intranets mit Gigabytes an Volumen erweitert. Ein Verwaltungsmodul schlie√ülich erlaubt die Bedienung der einzelnen Module √ľber den Browser.
Sogenannte Agenten, kleine Anwendungsprogramme f√ľr bestimmte Funktionen, interagieren mit den verschiedenen Funktionen des Web - Servers, beispielsweise um den Status eines Workflow oder die Versionen von Dokumenten zu √ľberwachen und informieren den Anwender √ľber √Ąnderungen der Gesch√§ftsprozesse entsprechend vordefinierten Pr√§ferenzen. "Im Gegensatz zu anderen Dokumentenverwaltungs - und Workflowsystemen ist unser Produkt an die Gegebenheiten bei einzelnen Anwendern anpa√übar, der Systemadministrator braucht daf√ľr nur ein E - Mail an die entsprechende Adresse zu senden, um die passende Funktionalit√§t im Browser zu aktivieren. Das ist einer der wesentlichen Gr√ľnde f√ľr die schnelle Akzeptanz Web - basierten Workflows, ganz im Gegensatz zur kostenintensiven und langsamen Einf√ľhrung konventioneller Client - Server - Anwendungen", erl√§utert Tom Jenkins, Pr√§sident von Open Text. Live Link ist auch mit dem Internet Information Server und dem Internet Explorer von Microsoft lauff√§hig.
Auch im Release 3.1 der R/3 - Software von SAP gibt es ein Web - f√§higes Workflow - Modul, mit dem die unternehmensweite Bearbeitung betriebswirtschaftlicher Arbeitsabl√§ufe m√∂glich wird. So k√∂nnen beispielsweise Vertriebsmitarbeiter von ihrem mobilen Computer aus √ľber Kundenauftr√§ge ansto√üen. Die vom Internet eingehenden Formulare werden dann von R/3 automatisch an die richtige Abteilung weitergeleitet. Im R/3 werden dann die erforderlichen Schritte wie Bestandspr√ľfung, Prozesse im Finanzwesen oder im Vertrieb aktiv gesteuert. Der Vertriebsmitarbeiter hat mit dem System weder direkt zu tun noch ben√∂tigt er einen R/3 - Bildschirm. Daher kann jeder Anwender einfach und schnell mit dem Web - f√§higen Workflow arbeiten.
Das Design eines Workflow wird mit Formularen und Schritt - f√ľr - Schritt - Anweisungen unterst√ľtzt. Die entworfenen Workflows lassen sich individuell anpassen. Daf√ľr stehen Funktionen wie mehrstufige Genehmigungsverfahren, elektronischer Umlauf von Dokumenten, Bearbeitung von Fehlermeldungen und Erzeugen einfacher Arbeitsabl√§ufe zu einzelnen Gesch√§ftsobjekten zur Verf√ľgung.
Das deutsche Produkt COI BusinessFlow, das auch in √Ėstereich bei Gro√üfirmen eingesetzt wird (siehe unten), kommt mit einer Reihe n√ľtzlicher Erg√§nzungen zur CeBIT 98. Neben dem Modul "Flexware", das besondere Freiheiten beim Erstellen flexibler Arbeitsabl√§ufe schafft, wurde dem Wunsch vieler Anwender nach einem Zugriff auf Dokumente √ľber das Internet Rechnung getragen. Das macht den Benutzer weitgehend unabh√§ngig von seinem Arbeitsplatz im eigenen B√ľro. Durch spezielle Login - Mechanismen ist dabei die Datensicherheit zu jeder Zeit in vollem Umfang gew√§hrleistet. Ein drittes "Highlight" ist die aussagekr√§ftige und einpr√§gsame Darstellung der Ergebnisse von Vorgangssimulationen in farbigen 3D - Grafiken. F√ľr die Realisierung wurde die Programmiersprache Java verwendet.
Der bereits heute m√∂gliche Zugriff auf umfangreiche Dokumente im Web und das weiterhin steigende Interesse von Firmen und Institutionen an dieser Form des Informationstransfers hat den Bedarf an geeigneten Formen des Dokumenten - Managements stark befl√ľgelt, so IDC. Der n√§chste Schritt sei die Kombination von Dokumentenverwaltung mit den M√∂glichkeiten der kollaborativen Zusammenarbeit im Unternehmen und √ľber dessen Grenzen hinaus. Web - gest√ľtzte Workflowsysteme d√ľrften daher auch weiterhin zu den wachstumstr√§chtigsten Marktsegmenten der Informationsverarbeitung z√§hlen.
Workflow - Anwendungen gehen damit weit √ľber die Automation des Papierflusses hinaus. Betriebsabl√§ufe lassen sich ganz neu organisieren, aus der effizienteren Vorgangsbearbeitung entstehen Wettbewerbsvorteile, die √ľber den langfristigen Erfolg im Markt entscheiden. Der geeignete Einstieg besteht darin, in bestimmten Bereichen des Unternehmens eine oder mehrere Insell√∂sungen zu installieren, die in kurzer Zeit sp√ľrbare Entlastung schaffen und organisatorisch √ľberschaubar sind.

Anwendungen




Diese Grafik beruht auf einer Umfrage, die im Herbst 1994 durchgef√ľhrt wurde.
Im Zuge dieser Untersuchung wurden siebzehn Unternehmen, welche bereits Erfahrungen bei der Einf√ľhrung von Workflow - Anwendungen gesammelt haben, befragt.
Die Grafik soll einen kurzen √úberblick √ľber die verschiedenen Workflow - Produkte geben; es darf aber nicht daraus geschlossen werden, dass diese Produkte nach dieser Verteilung eingesetzt werden.

Auf dieser Umfrage beruhen auch die folgenden Grafiken und Tabellen:






Zielsetzung
Anzahl der Mehrfachnennungen
Kostenoptimierung
11
Bessere Steuerung von Geschäftsprozessen
11
Bessere Kommunikation und Datenaustausch
11
Qualitätsverbesserung
11
Stärkere Kundenorientierung (Auskunftsfähigkeit, Service)
11
Optimierung betriebswirtschaftlich interessanter Zeiten
10
Bessere Kontrolle von Geschäftsprozessen (Monitoring)
9
Sonstige
11
Tabelle 1: Zielsetzungen bei der Einf√ľhrung von Workflow - Anwendungen



Aufgetretene Hindernisse
Anzahl der Mehrfachnennungen
Technische Voraussetzungen unzureichend
8
Akzeptanz der Beschäftigten negativ
8
Belastung durch das Tagesgeschäft zu groß
6
Einwände durch Betriebsrat
5
Investitionsvolumen zu groß
3
Mangel an direkt ersichtlichem Nutzen - potential
3
Zu starke Automatisierung des Ablaufs
3
Organisatorischer Aufwand zu groß
2
Sonstige:

Politische Faktoren
1
Veraltete Strukturen (aufgr. gesetzl. Rahmen)
1
Tabelle 2: Aufgetretene Hemmnisse bei der Workflow - Einf√ľhrung

Workparty von Siemens

Als Beispiel eines lauffähigen Workflow Management Systems soll kurz Workparty von Siemens/Nixdorf vorgestellt.

Laut Herstellereingaben charakterisieren dieses System vor allem folgende Eigenschaften.
Gesicherte Ablaufkontinuität
Nur korrekt bearbeitete Vorgänge werden an die richtige Stelle eingeliefert, unabhängig von temporären Verhältnissen, wie zB. Krankheit oder Urlaub eines Mitarbeiters.
Verk√ľrzung der Durchlaufzeiten
Da die Transportzeiten der Dokumente sich deutlich verk√ľrzen (normale Post gegen zB. e - mail) und automatisch zugeordnen werden, ist auch klar, dass sich die Durchlaufzeiten verk√ľrzen
Hohe Flexibilität
Möglichkeit der Anpassung an die veränderten Bedingungen
Ad hoc Bearbeiten
Leichte √Ąnderung der vorgegebenen Abl√§ufe
Ereignissteuerung
Ereignisse können entweder automatisch oder von einem Benutzer abgesetzt werden
Verk√ľrzung der Arbeitszeiten
Da alle Applikationen und Informationen elektronisch darliegen, braucht man sie auch nicht zu suchen
Einsparung von Arbeitsmitteln
Man braucht ja keine Stifte, Radiergummis, B√ľroklammern und Papier, wenn man mit dem Computer arbeitet !!!
Geringere Fehlerquoten
Da die Vorg√§nge automatisch gesteuert werden, gibt es die M√∂glichkeit der ISO 9000 Standard schneller einzuf√ľhren
Transparenz der Prozesse
Sowohl der Status, als auch der Bearbeitungszustand jedes Prozesses ist sichtbar, anders ausgedr√ľckt: der Chef kann immer sehen, was seine Mitarbeiter gerade machen.
Revisionsfähiges Journal
Die ganze Historie ist immer nachvollziehbar

Organisation & Ressource Management

In diese Einheit ist das Modell der Organisationseinheit gespeichert.


Es ist ein Skelett, auf dem das Organisationsmodell eines Unternehmens aufgebaut werden soll. Das Modell besteht aus Aktueren, das sind nat√ľrliche Personen, die zu Stellen und die Stellen wiederum zu Organisationseinheiten eindeutig zugeordnet werden. Die Rollen beziehen sich auf die gesamte Organisation und sind den Mitarbeitern zugeordnet. Die Kompetenz beschreibt die Befugnisse von Stellen und Rollen und reguliert den Zugriff auf Ressourcen und die Aufgabenzuordnung. Wenn Klaus Meyer ein Mitarbeiter ist, der die Stelle als Kreditsachbearbeiter in der Kreditabteilung besetzt, hat er die Rolle des Kreditsachbearbeiters. Entsprechend dieser Rolle kann er auf die Ressourcen zugreifen, und bekommt, die f√ľr ihm bestimmten, Kreditaufgaben. Zur Laufzeit k√∂nnen befugnisse gegeben oder entnommen oder der Bearbeiter bestimmt werden. Die Organisationsstruktur kann auch leicht angepasst werden, indem zB. die zeitlich begrenzten Arbeitsgruppen gegr√ľndet werden.

Geschäftsprozeß Management

Der Geschäftsprozeßmanager bildet eine Art Aktenklammer, wo sich alle Dokumente und Prozesse, die zu einer Kundenbeziehung zugeordnet sind, befinden. Jeder Bearbeiter hat eine individuelle Sicht auf eine Untermenge aller Geschäftsprozesse. Diese werden je nach Berechtigungen entsprechend verwaltet und verfolgt.

Workflow Management

Der Workflow Manager beinhaltet die Summe der Regel, nach denen in dem Unternehmen gearbeitet wird. Er umfaßt unter anderem die Zugangskontrolle, Kontrolle von Start - und Endbedingung, Dokumentenfluß, Aufruf von integrierten Software, Protokollierung.

Architektur und Integration

Workparty ist PC orientiert und basiert auf Client/Server Architektur, bietet eine einfache und einheitliche Bedingung von Applikationen und Tools. Sowohl Objekte als auch Verwaltungs - und Steuerungsdaten liegen auf den Servern. Die Datenbankanbindung la√ľft √ľber ODBC und SQL API Schnittstelle. Es lassen sich problemlos Datenbanken wie Informix On - Line oder Oracle integrieren. Es gibt auch Schnittstellen f√ľr den Zugriff auf andersartige Datenquellen wie zB. Dokumentmanagement DocuLive, Imaging, E - mail, Archivierungssystem ARCIS. Serverkommunikation erfolgt √ľber e - mail, Objekte und Daten kommunizieren sich √ľber MAPI - Schnittstelle. Die Architektur und die Schnittstellen halten sich am Referenzmodell der Workflow Management Coalition.
Workparty erlaubt Integration von der verschiedenen unternehmensspezifischen Insellösungen, von der Anwendungen (bis zu einer bestimten Tiefe) und von den elektronischen Dokumenten und Dokumenten in der Papierform (dank zB. Integration mit den scanninig Systemen).

Generelles zu Workflow Management Systemen

Zu allen funktionierenden Workflow Systemen l√§sst sich generell sagen, dass sie die funktionale, operationale, verhaltensbezogene, informationbezogene und organisatorische Aspekte unterst√ľtzen, obwohl sie unterschiedlich realisiert werden. Die Erweiterung der Aspekte um neue Modellierungselemente beim gr√∂√üten Teil der Systeme ist nicht m√∂glich, die Hinzunahme g√§nzlich neuer Aspekte (zB. Transaktionaler Aspekt) ist sehr kritisch, bestimmte Aspekte k√∂nnen auch nicht weggelassen werden. Sehr schlecht zu beurteilen ist die Modularit√§t und folglich die Skalierbarkeit des Systems, wegen dem Fehlen der Publikationen von Implementierungsdetails.

Workflow bei der OMV

1995 beauftragte die OMV die LOG IN Informationsverarbeitungs - und Dokumentenmanagement Ges.m.b.H. mit der Realisierung einer L√∂sung f√ľr die Raffinerie Schwechat bei Wien. Die Raffinerie Schwechat ist eine der gr√∂√üten und komplexesten Binnenraffinerien Europas. Sie versorgt schwerpunktm√§√üig den √∂sterreichischen Markt mit Mineral√∂lprodukten und erzeugt dar√ľber hinaus petrochemische Rohstoffe. Basis f√ľr die neue L√∂sung RAF - EDMS, Raffinerie - Elektronisches Dokumenten Management System, ist COI - BusinessFlow, das integrierte Dokumenten - und Vorgangsmanagementsystem der deutschen Firma COI.
Technische Unterlagen f√ľr Raffinerien zur Produktion, Instandhaltung sowie Projektplanung sind hochkomplex. Dies f√ľhrte bei der Raffinerie Schwechat zu einer un√ľberschaubaren Anzahl von Dokumenten wie Rohr - und Instrumentenschemata, Verfahrensanweisungen, √úbersichts -, Detailzeichnungen und Auslegungen von Apparaten sowie Brosch√ľren. Nicht selten existierten mehrere Versionen von Unterlagen. Handb√ľcher mit gleichem Inhalt wurden an bis zu elf Abteilungen verteilt. Das jeweils g√ľltige "Masterexemplar" zu identifizieren, gestaltete sich mit jedem Tag komplizierter.
Wichtigste Anforderung des neuen RAF - EDMS war die einmalige Verf√ľgbarkeit und Aktualisierung des g√ľltigen Originals in elektronischer Form. Der jeweilig verantwortliche Dokumenteninhaber aus der Fachabteilung oder der Produktion verwaltet seine Originale f√ľr alle Anwender. Die bereichsweite Vernetzung der Raffinerie erlaubt den einfachen und schnellen Zugriff auf diese Originale.
Mit der konkreten Umsetzung begann das Projektteam 1995. Im Anschlu√ü an eine Pilotinstallation, die die technische L√∂sbarkeit und Anwenderakzeptanz sicherstellte, startete die raffinerieweite Einf√ľhrung von RAF - EDMS. Der funktionelle Teil des Projektes, n√§mlich die Bereitstellung der ben√∂tigten Hardware und Standardsoftware und vor allem die Installation von COI - BusinessFlow, ist seit Dezember 1996 realisiert. Die von einem OMV - √úbernahmeteam aufbereiteten und aktualisierten Betriebshandb√ľcher werden schrittweise √ľber Stapelscanner erfa√üt, insgesamt √ľber 60.000 Filmlochkarten und 400 Betriebshandbuchordner. Ziel der Anwender ist es, die Dokumentenverwaltung des Stoppbetriebs (Generalrevision, die f√ľr die Anlagen alle 3 bis 4 Jahre durchgef√ľhrt wird) elektronisch abzuwickeln. Daf√ľr m√ľssen die ben√∂tigten Dokumente rasch und exakt auffindbar sein und andererseits w√§hrend der Revision laufend aktualisiert werden k√∂nnen.
Die vorhandene Vernetzung der Rechner in den verschiedenen Me√üwarten, B√ľrogeb√§uden und Labors der Raffinerie erm√∂glicht allen zust√§ndigen Anwendern den Zugriff auf die vorhandenen aktuellen Dokumente. "Durch st√§ndige Modernisierungen und Ma√ünahmen zur Beschleunigung des Datendurchsatzes erreichen wir auch attraktive Antwortzeiten bei der Abfrage von gro√üen oder umfangreichen Vorg√§ngen", kommentiert der Gesch√§ftsf√ľhrer von LOG IN, Alfred Suchentrunk, das OMV - Projekt.
Ist eine technische Unterlage zu bearbeiten, so k√∂nnen mittels Redlining (Markieren) im Dokument Notizen und Kennzeichnungen angebracht werden. Nachbearbeitungen erfolgen je nach Ursprung im Native - Format (etwa Winword oder AutoCAD) oder bei TIFF - Dokumenten √ľber einen Rastereditor. Durch die offene Systemarchitektur von BusinessFlow konnten die g√§ngigen CAD/CAE - Systeme ICEM, PROMIS und AutoCAD in RAF - EDMS integriert werden. Die gew√§hlte Archivierung der Zeichnungen im neutralen TIFF - Format erm√∂glicht den Zugriff auch f√ľr Nicht - CAD/CAE - Anwender und gew√§hrleistet dar√ľber hinaus die Unabh√§ngigkeit von Versions√§nderungen der erzeugenden Systeme.
Im Rahmen einer technischen Vorgangsbearbeitung wurde der OMV - Schadensatlas, d. h. die exakte Dokumentation und Ursachenermittlung eines Schadensfalles in der Raffinerie, realisiert. Die n√§chsten Schritte sind die Integration mit SAP R/2 - Anwendungen zur Instandhaltung, der Ausbau und die Erweiterung der technischen Vorgangsbearbeitung um weitere dokumentenorientierte Arbeitsabl√§ufe (QS - Handbuch, Freigabel√§ufe, Projektierungsvorg√§nge), der Einsatz und die Integration von Volltextretrievalsoftware, die Erweiterung und die Integration von Erstellungswerkzeugen f√ľr technische Dokumentationen sowie die Integration eines Infoservers f√ľr eine Intranetl√∂sung.

Literaturangaben


    Workflow - Management - Systeme: Modellierung und Architektur: http://www6.informatik.uni - erlangen.de/dept/staff/jablonski.html Workflow System Research:
    http://wwwis.cs.utwente.nl:8080/~joosten/workflow.html Workparty von Siemens:
    http://www.sni.de/public.aswaba/offers/workflow/vorgang.htm Workflow Management Coalition:
    http://www.aiai.ed.ac.uk:80/WfMC/ Einf√ľhrungsinformationen zum Thema Workflow:
    http://cne.gmu.edu/modules/workflow/workflow.html Umfrage zu Workflow:
    http://www.iwi.uni - sb.de/iwi - hefte/iwihef_1.html Weitere Informationen zum Thema Workflow:
    http://www.uni - essen.de/www/cgi - bin/counter
    http://www - vs.informatik.uni - ulm.de/index.html

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