Mitarbeiterwerbung und Auswahl

InHALTSVERZEICHNIS

1 Einführung

1.1 Ersatzbedarf

1.2 Neubedarf

2 Personalbeschaffung

2.1 Festlegen des Anforderungsprofils

2.2 Methoden der Personalbeschaffung

2.2.1 interne Personalbeschaffung

2.2.2 externe Personalbeschaffung

3 Personalauswahl

3.1 Analyse der Bewerbungsunterlagen

3.2 Graphologische Gutachten

3.3 Bewerbungsgespräch

3.3.1 Arten von Bewerbungsgesprächen

3.3.2 Information des Bewerbers

3.3.3 Erster Eindruck

3.4 Tests

3.4.1 Intelligenztests

3.4.2 Leistungs- und Konzentrationstests

3.4.3 Persönlichkeitstests

3.5 Vor- und Nachteile von Tests

4 Die rechtliche Sichtweise der Personalauswahlverfahren

5 Personalauswahl aus der Sicht der Bewerber

1 Einführung

In der heutigen Zeit ist für Unternehmen die Auswahl des geeigneten Personals von sehr großer Bedeutung, da der Erfolg eines Unternehmens wesentlich von der Leistung seiner Mitarbeiter abhängig ist.

Es ist daher die Aufgabe des Personalwesens, dafür zu sorgen, dass dem Unternehmen genügend Personal (Quantität) mit ausreichenden Kenntnissen (Qualität) für alle Arbeitsstellen im Unternehmen zur Verfügung steht.

Für die Neubesetzung von Arbeitsstellen kann es in einem Unternehmen zwei Gründe geben:

1.1 Ersatzbedarf

Eine bereits bestehende Stelle im Unternehmen wird zum Beispiel durch Kündigung oder Pensionierung eines Mitarbeiters frei.

1.2 Neubedarf

Durch vermehrten Arbeitsanfall, der durch die bereits im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter nicht mehr bewältigt werden kann, müssen neue Arbeitsplätze geschaffen werden. Dieser Bedarf kann zum Beispiel durch eine Unternehmensvergrößerung entstehen.

2 Personalbeschaffung

2.1 Festlegen des Anforderungsprofils

Bevor man eine offene Stelle besetzen kann, ist es notwendig, eine genaue Stellenbeschreibung durchzuführen. Nur durch diese Beschreibung ist es möglich, die Anforderungen und Aufgaben, die an den Inhaber dieser Stelle gestellt werden, zu definieren (Anforderungsprofil).

2.2 Methoden der Personalbeschaffung

Nach der Festlegung des Anforderungsprofils benötigt das Unternehmen Bewerber, die sich für die ausgeschriebene Stelle interessieren und die durch ihre Fähigkeiten die Anforderungen der Stelle erfüllen können.

Für diese Personalbeschaffung hat das Unternehmen zwei Möglichkeiten:

interne Personalbeschaffung

externe Personalbeschaffung

2.2.1 interne Personalbeschaffung

Es können die Aufgaben der Stelle ohne Personalbewegung durch Mehrarbeit von anderen Mitarbeitern erledigt werden. Dies ist jedoch nur möglich, wenn der Bedarf dieser Stelle nur kurzfristig (z.B. für Bearbeitung eines großen Auftrages) ist.

Es ist auch möglich, die Stelle durch Beförderung bzw. Versetzung eines Mitarbeiters zu besetzen. Bei dieser Lösung muss jedoch die durch die Versetzung frei gewordene Stelle ebenfalls neu besetzt werden.

Die "Personalbeschaffung durch Beförderung" wird in der Praxis sehr häufig durchgeführt, da so "treue" und "fleißige" Mitarbeiter befördert und die frei werdenden Stellen durch neue, eventuell junge Mitarbeiter besetzt werden können.

2.2.2 externe Personalbeschaffung

Ist es dem Unternehmen nicht möglich, eine Stelle durch interne Personalbeschaffung zu besetzen, so kann die Stelle öffentlich ausgeschrieben werden (Personalwerbung).

Das Unternehmen kann durch Stellenanzeigen in Tageszeitungen oder Fachzeitschriften, durch Vermittlung über Arbeitsämter oder Personalberater, durch Kontakte mit Schulen oder Hochschulen, aber auch durch den Einsatz von elektronischen Medien (z.B. Internet) den Kontakt zu potentiellen Stellenbewerbern herstellen.

Besonders wichtig ist, dass in der Stellenanzeige alle für den potentiellen Bewerber notwendigen Informationen enthalten sind (Branche, Standort, Aufgaben, Verantwortung, Arbeitszeit, Fähigkeiten, Erfahrungen, usw.).

Die Personalwerbemaßnahmen sollen nicht nur Interesse wecken, sondern auch zu einer Aktion (Bewerbung) führen. Daher ist es notwendig, den potentiellen Bewerber durch die Werbung so zu beeinflussen, dass er sich direkt angesprochen fühlt und seine Bewerbungsunterlagen an das Unternehmen sendet.

3 Personalauswahl

Die Maßnahmen der Personalbeschaffung sollen dem Unternehmen eine Reihe von Bewerbern für die ausgeschriebene Stelle liefern.

Das Ziel der Personalauswahl ist es, aus diesen Bewerbern den am besten geeigneten auszuwählen. Um eine Stelle "optimal" besetzen zu können, ist es für ein Unternehmen von Vorteil, wenn mehrere Kandidaten zur Verfügung stehen.

Um die Qualifikation der Bewerber festzustellen, stehen dem Unternehmen mehrere Methoden zur Verfügung, von denen jedoch meist nicht alle angewandt werden:

Analyse der Bewerbungsunterlagen

Graphologische Gutachten

Bewerbungsgespräch

Tests

Biographische Fragebögen

3.1 Analyse der Bewerbungsunterlagen

Bewerbungsunterlagen dienen bei der Personalauswahl nicht einer endgültigen Entscheidung für einen Bewerber, sondern werden zur Vorselektion herangezogen. Dabei werden sogenannte "K.O. - Kriterien" festgelegt, die bei Nichtentsprechung eines Bewerbers zu seinem Ausscheiden aus dem Bewerbungsverfahren führen (z.B. Bewerbung als Bilanzbuchhalter ohne Bilanzbuchhalterausbildung).

Bewerbungsunterlagen liefern vor allem Informationen über die fachliche Eignung, die berufliche Erfahrung und die Gesamtentwicklung des Lebensweges (Ausbildung, Kurse) eines Kandidaten. Bei der Bearbeitung dieser Unterlagen werden die Informationen in vielen Unternehmen ständig auf ihre Glaubwürdigkeit hinterfragt (z.B. gibt es Lücken im Lebenslauf).

Um bei der ersten Vorauswahl einen Bewerber vollständig beurteilen zu können, werden in der Regel von Unternehmen folgende Bewerbungsunterlagen verlangt:

Anschreiben, Begründung für Bewerbung

Lebenslauf

Schulzeugnisse bzw. Arbeitszeugnisse

Referenzen

3.2 Graphologische Gutachten

Teilweise fordern Unternehmen von den Stellenbewerbern handschriftliche Bewerbungsunterlagen, um diese Unterlagen graphologisch untersuchen zu können. Aufgrund der Untersuchungsergebnisse werden Rückschlüsse auf die Persönlichkeit und die Charaktereigenschaften des Bewerbers gezogen. Die Brauchbarkeit und Gültigkeit der Ergebnisse solcher Verfahren sind jedoch sehr problematisch, da mehrere Graphologen ein und dieselbe Schriftprobe oft sehr unterschiedlich beurteilen.

3.3 Bewerbungsgespräch

Das wichtigste und am häufigsten eingesetzte Auswahlverfahren ist das Bewerbungsgespräch. Praktisch jeder Bewerber, der nach der Vorauswahl geeignet erscheint, wird zu einem Gespräch eingeladen.

Mit der Durchführung solcher Bewerbungsgespräche werden mehrere Ziele verfolgt:

Feststellen von Fakten, die noch klärungsbedürftig sind.

Beurteilung des Sozialverhaltens des Bewerbers durch Konfrontation mit kritischen Fragen.

Erfassung von Erwartungen des Bewerbers und gegebenenfalls Korrektur von unrealistischen Erwartungen.

Information des Bewerbers über das Unternehmen und den Arbeitsplatz

3.3.1 Arten von Bewerbungsgesprächen

Bewerbungsgespräche werden in der Praxis sehr unterschiedlich durchgeführt. Es lassen sich unstrukturierte und strukturierte Gespräche unterscheiden.

Bei den unstrukturierten, unvorbereiteten Gesprächen entwickeln sich die Themenbereich im Laufe des Gesprächs.

Bei strukturierten Gesprächen führt der Interviewer das Gespräch anhand eines Themenkataloges, der Fragen zu den wichtigsten Themenbereichen enthält, die im Gespräch behandelt werden sollen. Bei dieser Methode gibt es eine gute Vergleichsmöglichkeit zwischen den einzelnen Bewerbern, da allen die gleichen Fragen gestellt werden.

3.3.2 Information des Bewerbers

Ein weiterer sehr wichtiger Punkt in Bewerbungsgesprächen ist die Information der Bewerber. Während des Gesprächs sollte der Bewerber alle wichtigen Informationen über den Arbeitsplatz (Arbeitszeit, Bezahlung, usw.) und das Unternehmen (Unternehmensziele, Anreize, usw.) erhalten.

3.3.3 Erster Eindruck

Meistens spielt der erste Eindruck eine sehr große Rolle in Bewerbungsgesprächen, da schon in den ersten Minuten eines Gespräches, noch bevor alle relevanten Informationen vorliegen, ein (Vor-)Urteil über den Bewerber fällt. Aufgrund dieses ersten Eindrucks haben Informationen am Beginn des Gesprächs ein weitaus größeres Gewicht als später erhaltene.

3.4 Tests

Ein weiteres Auswahlverfahren in der Personalauswahl stellen psychologische Tests dar. Unter psychologischen Tests versteht man Verfahren, bei denen standardisierte Aufgaben von Testpersonen (Bewerbern) mit individuellen Reaktionen gelöst werden.

Die Ergebnisse werden nach festgelegten Schemata ausgewertet und interpretiert. Die Entwicklung und auch die Auswertung der Tests sind sehr kompliziert und sollten daher nur von geschulten Fachkräften durchgeführt werden, da es sonst sehr leicht zu Ergebnisverfälschungen kommen kann.

3.4.1 Intelligenztests

Intelligenztests versuchen, die intellektuelle Leistungsfähigkeit eines Bewerbers (Testperson) in bezug auf die jeweilige Altersgruppe zu erfassen. In der Regel werden mehrere Intelligenzdimensionen, wie logisches Denken, sprachliche Abstraktionsfähigkeit, Merkfähigkeit, räumliches Vorstellungsvermögen, Kombinationsfähigkeit, usw., getestet.

Die Gültigkeit dieser Tests für die Personalauswahl ist stark umstritten, da der Begriff "Intelligenz" nicht ausreichend geklärt ist und die tatsächlichen Fähigkeiten eines Bewerbers in der Praxis oft stark von den Testergebnissen abweichen.

3.4.2 Leistungs- und Konzentrationstests

Mit dieser Form von Tests wird die Leistungsfähigkeit sowie die Konzentrationsfähigkeit der Bewerber bei monotonen Aufgaben überprüft. Diese Tests können, zum Unterschied von Intelligenztests, einen nützlichen Beitrag zur Personalauswahl liefern. (Ein Auszug aus einem Konzentrationstest befindet sich auf Seite 9).

3.4.3 Persönlichkeitstests

Persönlichkeitstest setzen sich zum Ziel, die Persönlichkeit der Bewerber zu beleuchten. Dabei wird versucht, unterschiedliche Persönlichkeitsarten zu erfassen (z.B. Aggressivität, Nervosität, Kontaktfähigkeit).

In den Persönlichkeitsfragebögen werden oft sehr persönliche Fragen gestellt, die der Bewerber dann mit 6 Antworten (stimmt vollkommen ... stimmt gar nicht) beantworten kann.

Auszug aus einem Persönlichkeitsfragebogen:

Meine Kleidung hänge ich abends immer auf oder falte sie sehr sorgfältig.

Ich mache mir Sorgen, wenn ich einen Tag verbracht habe, ohne auf der Toilette gewesen zu sein.

Manchmal werde ich so wütend, dass ich am liebsten die ganze Wohnung zerschlagen möchte.

3.5 Vor- und Nachteile von Tests

Von den drei angeführten Tests ist der Leistungs- und Konzentrationstest der aussagekräftigste.

Bei der Durchführung von Tests haben alle Kandidaten aufgrund der Standardisierung gleiche Chancen, und die Testergebnisse sind direkt miteinander vergleichbar.

Der Nachteil von Tests ist, dass das individuelle Verhalten und die individuelle Entwicklung der Bewerber nicht berücksichtigt werden. Wesentliche Punkte, die im Berufsleben von sehr großer Bedeutung sind, werden durch Tests nicht oder nur unzureichend erfaßt (z.B. Motivation).

Die Auswertung der Testergebnisse wird in der Praxis häufig von Personen vorgenommen, die keine ausreichende Ausbildung in der Interpretation von Tests haben. Daher werden die Testergebnisse oft völlig falsch interpretiert.

4 Die rechtliche Sichtweise der Personalauswahlverfahren

Während der Personalauswahl wird der Bewerber oft mit Fragen konfrontiert, die sehr stark in seine Persönlichkeit eindringen.

Der potentielle Arbeitgeber darf nur Fragen stellen, die mit der ausgeschriebenen Tätigkeit in Verbindung stehen. Persönliche Daten wie Heiratsabsichten, Vermögensverhältnisse, usw., aber auch eventuell diskriminierende Fragen wie Parteizugehörigkeit oder Konfessionszugehörigkeit dürfen nicht gestellt werden.

Der Arbeitgeber hat weiters die Pflicht, den Bewerber von Umständen zu informieren, die für ihn wichtig sind (z.B. Gesundheitsschädlichkeit der Arbeit, beabsichtigte baldige Betriebsschließung).

Der Bewerber hat die Pflicht, den potentiellen Arbeitgeber über Umstände zu informieren die in bei der Ausübung der in Aussicht gestellten Arbeit hindern können (z.B. Krankheiten, fehlende behördliche Bewilligungen, bevorstehender Präsenzdienst, Schwangerschaft)

Auch bei den Testverfahren gibt es Einschränkungen. Graphologische Gutachten und auch psychologische Eignungstests dürfen nur mit Einwilligung des Bewerbers durchgeführt werden. Lehnt der Bewerber in der Praxis diese Tests ab, hat er jedoch wenig Chancen, den ausgeschriebenen Arbeitsplatz zu erhalten.

5 Personalauswahl aus der Sicht der Bewerber

Für die Bewerber sind die Auswahlverfahren oft mit großem seelischen Druck verbunden. Die Annahme oder Ablehnung nach einem Bewerbungsverfahren kann das Leben des Bewerbers vollständig verändern (Arbeitslosigkeit, Karrieremöglichkeiten, persönliches Ansehen, Einkommenschancen, usw.).

20 Prozent der Bewerber empfinden die Situationen während eines Bewerbungsverfahrens als unangenehm und belastend. Ca. 50 Prozent der Bewerber wünschen sich eine Veränderung der Bewerbungssituation. Die Bewerber würden gerne während des Bewerbungsverfahrens mit zukünftigen Kollegen sprechen. So wäre es möglich, einen ersten Eindruck über die Personalführung des Unternehmens zu erhalten.

Auszug aus einem Konzentrationstest

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