Stellenbeschreibung

Hilfsmittel zur Implementierung der Strukturen

√úbersicht


Die Wahl der Implementierungshilfsmittel richtet sich nach:
    dem verfolgten Zweck, der F√ľhrungsstufe des Stelleninhabers, dem gew√ľnschten Detaillierungsgrad.

Die Stellenbeschreibung galt lange Zeit als das beliebteste Implementierungshilfsmittel. Mit der Erfindung neuer dynamischer Organisationsformen (Matrix - Organisation, Produkt - Management) mussten neue, leistungsf√§higere Hilfsmittel (z.B. Funktionsdiagramme) geschaffen werden. Neben diesaen technisch vereinfachten Instrumenten werden zunehmend einfachere Formen (z.B. Job Contracts) eingef√ľhrt.

Die häufigst in der praxis eingesetzten Implementierungsmittel:




Job Contract

Der Hauptzweck besteht in der m√∂glichst kurzen jedoch eindeutigen Formulierung des Leistungsauftrages einer Stelle. Bei Gesch√§fts -, Profit - Center - und Bereichsleitern spielen weder die Vollst√§nmdigkeit der Aufgaben noch detaillierte Kompetenzregelungen eine wichtige Rolle, sondern vielmehr die Ziele und Erwartungen der √ľbergeordneten Instanzen. Viele Grossunternehmern haben f√ľr die wichtigsten Kaderpositionen Job Contracts nach dem McKinsley - System eingef√ľhrt. Bei diesem Hilfsmittel werden die Ziele, Leistungsstandards, Haupt - oder Projektaufgaben und Kompetenzvorbehalte auf einem Blatt √ľbersichtlich dargestellt.

Die auf Folie 1 dargestellte Form des Job Contracs enthällt folgende Merkmale:






Organisatorische Eingliederung:
Alalog zur Stellenbeschreibung ist auch die organisatorische Eingliederung aufgef√ľhrt. Auch die Unterstellungsverh√§ltnisse oder die Regelung der Stellenvertretung geh√∂rt zu den variablen Elementen und sollten j√§hrlich bereinigt werden.

Ziele/Verantwortlichkeiten:
F√ľhrungskr√§fte m√ľssen in der Lage sein, ihre 5 - 8 wichtigsten Ziele, Hauptaufgaben oder Verantwortlichkeiten mit dem dazu erforderlichen Zeitaufwand im Sinne der Ressourcenzuteilung anzugeben.

Leistungsstandards:
Zur Sicherstellung eines zielorientierten Handelns k√∂nnen Leistungsstandards n√ľtzlich sein. Sie geben uns an, wie und nach welchen Krit√§rien die Zielerreichung gemessen wird. Allerdings besteht die Schwierigkeit in der Festlegung gerechter, eindeutiger und f√ľr jedermann nachpr√ľfbarer Messgr√∂ssen.

Kompetenzvorbehalte:
Hier geht es um eine Auflistung aller jener Einschr√§nkungen, die auch im Gesch√§ftsregelment nachgelesen werden k√∂nnen, sondern um die Auff√ľhrung finanzieller Kompetenzeinschr√§nkungen des Strelleninhabers.

Stellenbeschreibung


Bei der Stellenbeschreibung handelt es sich um eine ausf√ľhrliche, systematische, schriftlich abgefasste Festlegung der
    organisatorische Eingliederung Aufgabenverantwortliche Kompetenzen wichtige Beziehungen zu anderen Stellen.

In der Stellenbeschreibung sollte der zu erbringende Leistungsaufwand möglichst genau umschrieben werden. In beschränktem Masse können auch Koordinationsfragen gelöst bzw. die Form der Zusammenarbeit mit anderen Stellen festgelegt werden.
Stellenbeschreibungen waren fr√ľher das einzige und sind heute noch das bekannteste Implementierungsmittel, wenn auch die Bedeutung insbesondere bei gr√∂sseren Unternehmen zugunsten des Funktionsdiagrammes stark nachgelassen hat. Der Grund daf√ľr liegt im niedrigen Detaillierungsgrad und dem hohen Arbeitsaufwand.

In folgenden Fällen ist der Einsatz von Stellenbeschreibungen auch heute noch zu empfehlen:

    F√ľr relativ selbstst√§ndige oder vom √ľbrigen Betriebsgeschehen isolierte Positionen der mittleren F√ľhrungsstufen. Bei vorgesehenen Neubesetzung einer Stelle.

Das erste Blatt der hier dargestellten Form der Stellenbeschreibung beinhaltet folgende Merkmale:

    Bezeichnung der Stelle Name des Stelleninhabers organisatorische Eingliederung - )direkter Vorgesetzter - )direkt Unterstellte Vertretung Ziele und Hauptaufgaben: Hier soll dir gestraffte Form der erwartungshaltung der √ľbergeordneten Instanz an den Positionsinhaber festgelegt werden. Sitzung/Kommissionen: Unter dieser Rubrik erscheinen die Rechte bzw. Pflichten der Teilnahme an Sitzungen.

Das erste Blatt dient somit der generellen Umschreibung der Positionen und enthällt aänliche Merkmale wie der Job Contract. Folgeblätter dienen zur Auflistung der Sachaufgaben, wobei sich folgende Unterteilung bewährt hat:

    F√ľhrungsaufgaben: Hier geht es um die Verpflichtung der eigentlichen Chef - Aufgaben (z.b. Leitung, Organisation des F√ľhrungsbereiches, Instruktionen, ...) Sachaufgaben (teilweise delegierbar): Hier werden die Hauptaufgaben der unterstellten F√ľhrungsbereiche aufgelistet. Pers√∂nliche Aufgaben: Die unter dieser Rubrik erscheinenden Aufgaben sind nicht delegierbar und m√ľssen pers√∂nlich geleistet werden (z.b. Visum, Vertretung des Unternehmens nach aussen).

Nachteile:
    gro√üer Arbeitsaufwand f√ľr die Aktualisierung schwer/umfangreich lesbar/durchschaubar nicht ablauf - sondern aufbauorientiert (statisch)





















Funktionsdiagramm (FD)

Das Funktionsdiagramm zeigt in gedr√§ngter und √ľbersichtlicher Form, welche Stellen bei der Erledigung einzelner Aufgaben mitwirken. Dabei ist es von Bedeutung welche spezifische T√§tigkeiten (Funktionen) die einzelnen Stellen zur Aufgabenerledigung beitragen.

Aufgaben

Stellen



Geschäftsleitung
Verkauf
Produktion
Expedit
Investitionsbudget
E
M
P

Kauf der Anlage
E

A

Gehaltserhöhung
E
P
P

Auftragsentscheidung> 10 Mio.
E
P
M

I ... Initiative ergreifen, P ... planen, E ... entscheiden, M ... Mitsprache,
O ... anordnen, A ... ausf√ľhren, K ... kontrollieren

Das Funktionsdiagramm ist das zweckm√§√üigste Implementierungshilfsmittel um relativ komplexe Beziehungsstrukturen eindeutig, √ľbersichtlich (hohe Informationsdichte) und detailliert aufzuzeigen. F√ľr neu zu schaffende oder neu zu besetzende Stellen sind verbale Stellenbeschreibungen verst√§ndlicher. Der Hauptvorteil liegt im Vorgehen, n√§mlich der gemeinsamen Festlegung als richtig erkannter Aufgabenteilung ( Wer macht was ?).

Vorteile:
    hohe Informationsdichte eindeutige Arbeitseinteilung zwingt zum konsequenten Durchdenken zwingt zu gemeinsame Lösungen

Nachteile:
    keine zeitliche Dimension organisatorisches Vorwissen notwendig



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